Документ і правила його складання

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець, доказ). В україн­ській мові це слово з’явилося наприкінці XVII — на по­чатку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова — грамота, лист, листовне письмо, які використо­вувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на во­лодіння чимось тощо.

У сучасній мові слово «документ» має такі значення:

діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

письмовий твір, грамота та інші офіційні папери як свідчення про щось історичне, важливе.

У документах закріплюється інформація про особу, факти, події, явища об’єктивної дійсності, суспільний і фаховий статус людини. Ця інформація має офіційний ха­рактер, адресність, повторюваність, актуальність, досто­вірність, об’єктивність. Носієм інформації може бути па­пір, фотографія, кіноплівка, відео- й аудіокасета, диск, дискета тощо. У правовій сфері навіть в епоху електронних комунікацій використовуються переважно текстові доку­менти, тобто ті, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його кон­кретного виду та згідно з чинним законодавством і дирек­тивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Правила складання та оформлення документів ­регла­ментують державні стандарти. Основними органами дер­жавного нагляду за нормативними документами, що стосуються сфери їхньої діяльності, незалежно від рівня прийняття, є Держспоживстандарт, Держбуд, Держнагляд-охоронпраці України, Державний департамент пожежної безпеки Міністерства надзвичайних ситуацій (МНС) Укра­їни. Кожне з цих відомств має свою програму робіт зі ство­рення нормативних документів державного рівня, власні нормативні документи, що визначають, як розробляти, затверджувати, переглядати, скасовувати та реєструвати І нормативні документи.

Після ухвалення Закону України «Про стандартизацію» від 17 травня 2001 року та затвердження «Державної програми розвитку й функціонування української мови на 2004—2010 роки» (постанова KM України від 02.10.2003 № 1546) було розроблено якісно новий комплекс основоположних стандартів — «Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів» (ISO/IEC Directives, part 2, 2001, NEQ) і ДСТУ 3966—2000. «Термінологія. Засади і правила розробляння стандартів на терміни та визначення понять». У цих документах уперше у вітчизняній практи­ці закріплено систему вимог до стилю українських норма­тивних документів. Державні стандарти разом із чинним правописом є нормою для розробників нормативних документів усіх видів та рівнів приймання. В Україні нині чинний ДСТУ 4163—2003. «Державна уніфі­кована система документації. Уніфікована система органі­заційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Ділове спілкування із зарубіжними партнерами відбу­вається з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи.

Сукупність документів називають документацією. Вона регулює діяльність фізичних і юридичних осіб у пра­вовій сфері, забезпечує управлінські процеси в суспільс­тві, на підприємствах різної форми власності, в установах та організаціях. Крім правової та управлінської функцій, документація виконує ще й соціальну, інформаційну, комунікативну, культурну, облікову функції, а також є істо­ричним джерелом, яке зберігається визначений законом час в архівах.

Документи класифікують за такими ознаками:

змістом (доку­менти з адміністративних питань, комерційних, кадрових, фінансово-кредитних, бухгалтерського обліку, зовнішньо­торговельної діяльності та ін.);

надходженням (офіційні й особисті);

стадіями створення (чорнові, оригінальні, копії документів);

ступенем гласності (звичайні, секретні і для службового користування);

терміном зберігання (постійно­го й тимчасового зберігання);

призначенням (індивідуальні й типові) тощо.

Документ правила приклад

НАЗВА УСТАНОВИ (ЗАКЛАДУ)

ПРОТОКОЛ №6

оперативної наради керівництва РУ ГУ МВС України в м. Києві

12.09.2006 м. Київ

Голова зборів: Шульга С.В.

Секретар: Цибуленко Т.В.

Присутні: оперативні працівники Управління у складі 15 осіб.

1. Про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.

СЛУХАЛИ: інформацію Музики П.М. про хід виконання планових завдань на друге півріччя 2006 року.

ВИСТУПИЛИ: (хто, з приводу чого) УХВАЛИЛИ:

1. Заслухану інформацію взяти до відома.

2. Начальникам відділів забезпечити в повному обсязі виконання планових завдань.

3. Начальникові відділу Мормілю Т.В. організувати роботу насамперед щодо . До 01.12.2006 з урахуванням пропозицій і зауважень, внесених під час обговорення, доопрацювати окреме рішення з даного питання і доповісти начальникові Управління Павлову П.М.

Голова наради (підпис) С.В.Шульга

Секретар (підпис) Т.М.Харченко

Примітка до Протоколу:

Протокол — документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Залежно від повноти висвітлення ходу засідання чи наради протоколи бувають:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали. У них вказується порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийняті рішення.

2. Повні, що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.

— назва структури, в якій складено документ;

— назва виду документа (протокол);

— порядковий номер протоколу;

— назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори тощо);

— дата і місце проведення;

— кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість при¬сутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

— посада, ініціали, прізвище керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

— порядок денний, де питання записуються в називному відмінку;

— перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

— підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).

Вимоги до оформлення протоколу:

1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.

2. Датою протоколу є дата засідання.

3. Протоколи нумеруються у межах календарного року.

4. Заголовок містить такі відомості: вид наради (засідання, збори, нарада), назва колегіального органу та питання, які обговорюються).

5. Текст протоколу.

5.1. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).

5.2. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записуються в алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо — запрошені). їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу додається список присутніх.

5.3. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.

5.4. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

5.5. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача пишуться у родовому відмінку з нового рядка; після прізвища ставиться тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови.

5.6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному відмінку з абзаца, в дужках вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.

5.7. Запитання доповідачу і відповіді входять до розділу ВИСТУПИЛИ й оформляються так само.

5.8. Слово УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту.

3.7. Правила засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставляння печатки.

Документи підписуються посадовими особами згідно з їх компе­тенцією, визначеною документами, що встановлюють це право.

Підпис (23) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформлено не на бланку, і ско­роченої — на документі, оформленому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) та прізвища. Розшифровка підпису в дужки не береться.

Приклади Директор Державної установи

соціально-трудових відносин» Підпис Ініціали, прізвище

Директор Підпис Ініціали, прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, то їхні підписи роз­ташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають поса­ди однакового рівня, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад Заступник Міністра Заступник Міністра

фінансів України юстиції України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіаль­ного органу і секретар.

Приклад Голова правління Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар правління Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в до­кументі, документ підписує особа, яка виконує його обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала, затвердила чи погодила документ, її ініціали та прізвище (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконуючий обов’язки» («В. о.»), «За­ступник» («Заст.»).

Підписувати документ з прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено

Реквізит «Підпис» розташовують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків на відстані 2 — 3 міжрядкових інтервалів від тексту, при цьому відступ від лівого краю берега не роблять. Розшифровку підпису друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Приклад Директор ЗАТ «Супутник-Донецьк» С.А.Александров

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Проте печатка ставиться не на всіх документах. Перелік документів, на які ставлять відбиток печат­ки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його наводять в інструкції з діловодства організації. Так, на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи має бути завірено печаткою організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, і дати затвер­дження.

Підпис Ініціали, прізвище

При затвердженні документа керівником вищої або сторонньої організації до назви посади включають назву організації.

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, нака­зом протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви документа у на­зивному відмінку, дати і номера затверджувального документа.

Наказ Держкомархіву України

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол загальних зборів

акціонерів TOB «Вега»

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню: акти, листи погодження, висновки і відгуки, довідки, доручення, договори, завдання, заяви, заявки, зразки відбитків печаток та підписів, посвідчення про відрядження, кошториси витрат, листи гарантійні, подання і клопотання, протоколи, реєстри, специфікації, статут підприємства, титульні списки, штатні розклади.

Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?

Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

Коммерческий инвойс (счёт-фактура)

Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.

В данном документе содержатся:

  • список товарных позиций с количеством и ценами;
  • другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
  • условия сделки;
  • данные отправителя и импортёра.
  • Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

    Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

    Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.

    Проформа-инвойс

    Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

  • Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
  • Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.
  • Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

    Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным. Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки. Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

    В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

    Что значит выставить инвойс?

    Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

    Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

    Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы подробнее тут. Также на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

    Форма инвойса

    Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

    Как заполнить инвойс?

    В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

    1. Дата.
    2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
    3. ФИО и адресные данные получателя.
    4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
    5. Страна, в которой был произведён товар.
    6. Страна, которая экспортирует товар.
    7. Государство-импортёр.
    8. Номер авиатранспортной накладной.
    9. Описание для каждой позиции товара.

    В описание товарной позиции должны входить такие пункты:

  • название товара;
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
  • область применения (если у товара есть такая характеристика);
  • серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
  • номер из списка ТНВЭД (если известен);
  • количество;
  • материал, из которого сделан товар;
  • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты);
  • цена за 1 единицу;
  • число мест;
  • единица измерения;
  • итоговая сумма.
  • Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

    Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

    Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

    При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

    На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

    Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

    В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

    Заполнение инвойса при операциях со специфической продукцией

    Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.

    Для биообразцов:

  • происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
  • цель экспортирования (например, проведение исследований);
  • метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
  • может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.
  • Для химических веществ:

  • запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
  • название и краткое описание.
  • Для настенных и настольных часов:

  • камни (если они есть);
  • вид подвижного элемента;
  • вид гальванического элемента;
  • материал корпуса.
  • Изделия из текстиля:

  • состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
  • тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
  • для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).
  • Проверка данных в инвойсе

    Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

    Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

    • Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
    • Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
    • Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
    • Есть ли подпись отправителя.
    • Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

      Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

      Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

      Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів регламентовано ДСТУ 4163-2003 [32]. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

      Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили [33, с. 6].

      Стандарт встановлює 32 реквізити документа (див. додаток 6). Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу» (довідкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьому на бланку листа не пишуть назву виду документа).

      Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов’язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

      Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

      В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формулярами-зразками».

      Формуляр-зразок це сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (див. додаток 7). Схеми розташованості реквізитів документа — вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, — призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

      Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

      Реквізити документів

      Стандарт встановлює такі правила оформлення реквізитів документів: Реквізит 01 — зображення Державного герба України, Герба Автономної Республіки Крим може бути присутнє на бланках лише тих установ, що мають право використовувати цю символіку.

      Цей реквізит розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою установи, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм.

      Реквізит 02 — зображення емблеми установи або товарного знаку (знаку обслуговування) — розташовують ліворуч на рівні назви установи.

      Емблема являє собою умовне або символічне зображення, що відбиває напрямок діяльності установи. Товарний знак (знак обслуговування) -відмітка, що дозволяє відрізняти товари і послуги одних виробників від однорідних товарів і послуг інших виробників.

      Зображення емблеми або товарного знаку (знаку обслуговування) має бути зареєстроване у встановленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України.

      На бланках недержавних установ емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розташовувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних установ розміщують зображення Державного герба. Приклади:

      Реквізит 03 — зображення нагород. Установам, що мають державні нагороди, дозволяється відтворювати їх зображення на бланках службових документів і включати їх найменування у свою назву. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «назва установи».

      Реквізит 04 код установи — проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «довідкові дані про установу».

      Реквізит 05 код форми документа (якщо він є) — проставляють згідно з ДКУД [41], який містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також є однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.

      Реквізит 06 — назва установи вищого рівня вказується скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.

      Реквізит 07 — назва установи обов’язковий для кожного документа. Авторами службових документів є, як правило, установи. Посадові особи, що підписують службові документи в межах своїх повноважень, є при цьому представниками установ, авторами документів вважаються самі установи. У бланку документа назва установи повинна відповідати назві, зазначеній у статутних документах. Скорочену назву установи або абревіатуру подають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про установу). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної назви, окремим рядком у центрі, наприклад:

      Міністерство праці та соціальної політики України

      На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують назви всіх установ вищого рівня, наприклад:

      Мінтрансзв’язку України Державна адміністрація залізничного транспорту України Придніпровська залізниця

      У бланку установи, яка підпорядкована водночас місцевій державній адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву держадміністрації, наприклад:

      Київська міська державна адміністрація Державний архів м. Києва

      Реквізит 08 — назву структурного підрозділу установи зазначають тоді, коли він є автором документа, і розміщують нижче реквізиту 07, наприклад:

      Центральна стоматологічна поліклініка Відділ кадрів

      Реквізит 09 — довідкові дані про установу включає: поштову адресу, номер телефону, телексу, факсу, адресу електронної пошти та веб-сайту, посилання на ліцензії та патенти, номери рахунків у банку тощо. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку [21].

      У бланку вказується, як правило, довідковий номер телефону (довідкова служба, секретаріат, канцелярія), наприклад:

      вул. Лісова, 34, м. Київ, 03134, Тел. 267 66 99, факс 267 66 57, E-mail: intels@bitex. иа

      Р/р. №_у Печерському від.

      Укрсоцбанку м. Києва

      Реквізит 10 — назва виду документа має бути зазначена на всіх документах, за винятком листів. Назва виду документа дає уявлення про характер інформації, допомагає правильно визначити структуру тексту, полегшує класифікацію документів. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати організаційно-правовому статусу установи, змісту управлінської діяльності. Назва виду документа друкується великими літерами.

      Реквізит 11 — дата документа це обов’язковий реквізит будь-якого документа, вона слугує як пошукова ознака і використовується для посилання на документ. Датою документа є дата його підписання, однак нерідко дату підписання в бланку проставляють при його реєстрації чи навіть у момент відправлення. У таких випадках дати підписання і відправлення документа повинні збігатися. Важливими ознаками офіційних документів є також дати опублікування, затвердження та набуття чинності. Дата проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

      Датуються всі стадії оформлення й опрацювання документа, тому дата входить як складова частина до таких реквізитів: гриф погодження, гриф затвердження, віза погодження, резолюція, відмітки про надійдення документа до установи або його виконання.

      Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Від 2000-го року елементи дати наводяться так: на число, місяць відводиться дві цифри, на рік — чотири. Наприклад: 25.01.2009. Крапка наприкінці непотрібна.

      У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 12 жовтня 2008 р.

      Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування в такій послідовності: рік, місяць, число, наприклад: 2008.02.12.

      Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

      Дата спільного документа двох або більшої кількості установ — єдина і відповідає даті пізнішого підпису.

      Реквізит 12-реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ, індексом класифікатора, що застосовується в установі (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо). Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

      Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа в межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

      Індекс спільного документа складається з індексів кожної з установ, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю авторів документа.

      Реквізит 13 — посилання на індекс і дату вхідного документа використовують на бланках для листів як постійну частину «На №_ від_», у межах якої розташовуються номер і дата вхідного документа, на який дано відповідь, наприклад:

      На № 587/01/03-10 від 29.02.2008

      Реквізит 14 — місце складання або видання документа зазначають на загальному бланку або бланку конкретного виду документа на тому місці, де в бланку листа проставляється посилання на номер і дату вхідного документа. Цей реквізит оформляється відповідно до адміністративно-територіального поділу України, наприклад: м. Львів, м. Одеса. Місце складання зазначають на всіх документах, окрім листів.

      Однак цей реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви установи, наприклад: «Київський гуманітарний інститут».

      Реквізит 15

      гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, комерційна таємниця) — оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у верхній частині документа вище реквізиту «Адресат» чи «Гриф затвердження». За потреби його доповнюють номером примірника документа, наприклад:

      Для службового користування Прим. 3

      Реквізит 16 адресат документа розташовується у верхньому правому куті документа. Адресатами можуть бути установи, їх структурні підрозділи або конкретні посадові особи.

      У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку, наприклад:

      Державна акціонерна компанія «Укрресурси»

      Якщо документ надсилається посадовій особі, назва установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

      Національний банк України Управління валютного регулювання Головному спеціалісту прізвище, ініціал(и)

      У разі адресування документа керівникові установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:

      Голові Центрального комітету профспілки працівників державних установ України

      На ім’я керівника установи документ надсилають лише в разі порушення в ньому найважливіших питань, для розв’язання яких необхідне особисте рішення керівника. В інших стандартних управлінських ситуаціях доречно адресувати документ установі або конкретному структурному підрозділу, посадовій особі.

      Якщо документ адресується багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

      Директорам державних архівів областей

      Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

      До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку [21], наприклад:

      Спілка орендарів і підприємців України

      вуя. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070

      У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначаються прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата у називному відмінку, а потім — поштова адреса, наприклад:

      Савченко Геннадій Олександрович

      вул. Сагайдачного, буд. 81 а, кв. 16, м. Тернопіль, 46001

      Реквізит 17 — гриф затвердження документа — вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа. Необхідність затвердження документів, як правило, регламентується нормативно-правовими актами. Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

      Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

      Міністр фінансів України

      підпис, ініціал(и), прізвище 23.09.2008

      Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

      Наказ Міністерства фінансів України 16.01.2009 №5

      Перелік документів, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства установи. Як правило, він включає такі види документів: статут (положення про установу), структура та штатна чисельність, штатний розпис і зміни до нього, інструкції, правила тощо.

      Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицевого боку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

      Реквізит 18 — резолюція — це вказівка щодо виконання документа, яку ставить на документі керівник установи або інша посадова особа. Резолюція включає прізвище виконавця (виконавців) в давальному відмінку, зміст доручення і строк виконання, особистий підпис керівника, дату, наприклад:

      Прошу підготувати план реалізації продукції до 20.01.2008 підпис 05.01.2008

      На документах зі строками виконання, що не вимагають додаткових вказівок, у резолюції зазначаються: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

      Від конкретності й чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежать якість та своєчасність виконання завдання.

      Як правило, на документі має бути присутня лише одна резолюція. Інші резолюції можливі у випадку, якщо є необхідність деталізації порядку виконання документа.

      Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно з основним текстом. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицевого боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках-дорученнях (фішках) допускається у таких випадках:

      o у разі необхідності повернення документа;

      o при потребі деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

      o при відсутності на документі вільного місця для резолюції.

      Реквізит 19 — заголовок до тексту документа — повинен узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; лист (про що?) про постачання тари; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря-стенографістки.

      Заголовок значно спрощує опрацювання документа (реєстрацію, розподіл між виконавцями, контроль за виконанням, пошук потрібного документа). Заголовок формулюється укладачем документа. У ньому дозволяється використання скорочень слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії та пунктуаційним нормам української мови, вимогам стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

      Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (148 х 210 мм), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

      Реквізит 20 — відмітка про контроль — проставляється на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту): пишеться слово «Контроль», літера «К» або проставляється відповідний штамп.

      Реквізит 21 — текст документа як його основа має чітко й переконливо відбивати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

      У процесі документування управлінської діяльності склалися загальні вимоги до текстів службових документів. Текст службового документа насамперед має відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

      При написанні службових документів застосовується діловий стиль з нейтральним тоном викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Листування ведеться від третьої особи множини або однини, займенники, як правило, замінюються іменниками (направляемо, пояснюємо або банк інформує, інститут просить). У розпорядчих документах, що відображають принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи. Так само пишуть заяви, пояснювальні й доповідні записки (наказую, пропоную, прошу).

      У текстах службових документів широко вживають усталені мовні звороти, сполучення, стандартні фрази і вирази (згідно з досягнутою домовленістю, на Ваш запит повідомляємо, просимо надіслати Ваші пропозиції), словосполучення (з метою, у зв’язку з, відповідно до, згідно з, зазначене вище), словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (витяг надсилається, має місце, експертна комісія розглядає), звороти (згідно з оригіналом, до справи, вжити заходів, надати слово, оголосити подяку). Це спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів.

      Характерним для текстів службових документах є використання термінів і спеціальних слів, застосування простих речень (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Уживають також складні речення із сурядним і підрядним зв’язком.

      При складанні текстів службових документів дозволяється вживати загальноприйняті скорочення та абревіатури, оскільки їх застосування зменшує обсяги документа і прискорює сприйняття інформації, наприклад: відкрите акціонерне товариство — ВАТ; спільне підприємство -СП; Міністерство внутрішніх справ — МВС; податок на додану вартість — ПДВ; обласна державна адміністрація — облдержадміністрація; примірник — прим., дивись — див.; аркуш — арк.; заступник — заст.; виконуючий обов’язки — в. о.; рік — р.; місто — м.

      Однак скорочення мають бути зрозумілими для адресатів, а також для співробітників власної установи. Крім того, рекомендується при першому вживанні скорочення або абревіатури подавати у тексті в дужках його розшифровку, наприклад: Національний архівний фонд (далі — НАФ); експертна комісія (далі — ЕК); відділ технічного контролю (далі — ВТК). Написання скорочень здійснюється згідно з класифікаторами техніко-економічної інформації, вимогами стандартів і правилами української орфографії.

      Формулювання в тексті службового документа повинні бути бездоганними в юридичному відношенні. Важливою вимогою є вірогідність, об’єктивність, максимальна лаконічність документа, однак при цьому його зміст має бути інформативним, конкретним, точним, позбавленим двозначності тлумачень.

      Для чіткої організації текст поділяється на дві смислові частини: опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа; висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

      З метою полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци. Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами, наприклад:

      В окремих випадках після останньої цифри в номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).

      Під час складання тексту документа можуть бути використані трафаретна, анкетна, таблична форми його уніфікації чи поєднання цих форм.

      Діловодство здійснюється українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд з державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [2].

      Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

      Документи, що направляють до органів державної влади України, складаються українською мовою.

      Реквізит 22 відмітка про наявність додатків розміщується під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

      o додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

      o додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

      o додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

      Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку розміщують на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:

      до наказу Державного комітету архівів України

      У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

      Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформляють так:

      Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

      Якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

      Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.; 2. Графік розвантажувальних робіт на І квартал 2009р. на 2 арк. в 1 прим.

      Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатка оформляють так:

      Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 20.01.2008 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

      При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

      Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

      Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за такою формою:

      Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

      Реквізит 23 підпис — це обов’язковий реквізит службового документа, що надає йому юридичної сили. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(ів) і прізвища, наприклад:

      Міністр фінансів України підпис ініціал(и), прізвище

      Міністр підпис ініціал(и), прізвище

      Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади, наприклад:

      Директор інституту підпис ініціал(и), прізвище

      Головний бухгалтер підпис ініціал(и), прізвище

      У разі підписання документа кількома особами з однаковими посадами, їх підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

      Міністр юстиції України Міністр охорони здоров я України

      підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище

      Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

      Голова комісії підпис ініціал(и), прізвище

      Секретар комісії підпис ініціал(и), прізвище

      У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають фактичну посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається ставити прийменник «За» чи похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

      Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису або іншими способами, передбаченими законодавством. Для засвідчення електронного документа за допомогою електронного цифрового підпису застосовують процедури використання та перевірки електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» [8].

      Реквізит 24 гриф погодження — проставляють, як правило, у разі зовнішнього погодження проектів документів. Цей реквізит розміщується нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує проект документа (включаючи назву установи), особистого підпису, ініціала(ів), прізвища та дати погодження, наприклад:

      Директор ВАТ «Київський цегельний завод»

      підпис, ініціал(и), прізвище

      Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляють таким чином:

      Протокол засідання Правління ВАТ «Укрнафта»

      Реквізит 25 візи документа, якими оформляють внутрішнє погодження його проекту. Візу розміщують на лицевому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Віза включає: особистий підпис, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається назва посади цієї особи, наприклад: Начальник відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 18.09.2008

      Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

      Начальник юридичного відділу підпис, ініціал(и), прізвище Зауваження і пропозиції додаються 23.10.2008

      Візуванню підлягають примірники документів, які залишаються в установі.

      У деяких випадках для запобігання можливій заміні аркушів допускається поаркушне візування нормативно-правових актів, додатків, договорів тощо. Якщо в процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає передрукуванню та повторному візуванню.

      Повторне візування непотрібне, якщо до проекту під час його доопрацювання внесено уточнення, які не міняють його суті.

      Реквізит 26 відбиток печатки. Підпис відповідальної особи у деяких випадках засвідчується печаткою. Гербова печатка або прирівняна до неї основна печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду (далі — основна печатка) проставляються на оригіналах документів, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут, штатний розпис, договір, посвідчення, доручення тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку, визначають на підставі нормативно-правових актів і наводять в інструкції з діловодства установи. Листи, виготовлені на бланках, окрім гарантійних, не потребують засвідчення печаткою.

      Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

      В установі можуть використовуватися також прості печатки без зображення герба (ідентифікаційного коду). На таких печатках зазначається лише назва установи чи структурного підрозділу. Відбитки таких печаток проставляють на довідках, перепустках, копіях документів, розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання, а також під час опечатування пакетів, бандеролей, шаф, дверей, сейфів тощо.

      У випадках, коли, відповідно до законодавства, необхідне засвідчення підпису на електронних документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис установи, спеціально призначений для таких цілей.

      Реквізит 27 відмітка про засвідчення копії документа — складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис», наприклад: Згідно з оригіналом Головний спеціаліст відділу кадрів підпис, ініціал(и), прізвище 08.01.2009

      Відмітку проставляють на копіях документів (у т. ч. ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Якщо копію документа надсилаютъ до іншої установи або видають на руки, то напис про засвідчення документа засвідчується печаткою установи (негербовою) або структурного підрозділу (служби діловодства, відділу кадрів тощо).

      Реквізит 28 прізвище виконавця і номер його телефону зазначають на лицевому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

      Царенко 57812 65 або

      Царенко Ганна Василівна 57812 65

      У разі потреби вказується індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників, дата друкування), наприклад:

      Реквізит 29 відмітка про виконання документа і направлення його до справи проставляється після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді.

      Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а в разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицевого боку першого аркуша, наприклад:

      До справи № 05-19

      Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 04.03.2009

      посада, підпис, ініціал(и), прізвище

      Реквізит 30 відмітка про наявність документа в електронній формі це відмітка, що складається з імені файлу, коду оператора та інших пошукових даних. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа, наприклад:

      //serverdocspublicdep 03file 05.doc

      Реквізит 31 відмітка про надійдення документа до установипроставляється від руки або штампом у правому нижньому куті лицевого боку першого аркуша документа. Елементами цього реквізиту є: скорочена назва або абревіатура установи-одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа, наприклад:

      Укрпошта Вх. № 1937 17.05.2008

      Реквізит 32 запис про державну реєстрацію — проставляють на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Установа — автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.