Содержание:

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обновление: 19 октября 2017 г.

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

  • поиска необходимого приказа;
  • установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
  • организации хранения документации;
  • систематизации приказов по содержанию.
  • Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

  • 75 лет – вынесенные до 2003 года;
  • 50 лет – с начала 2003 года.
  • Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

    Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

    Основные принципы нумерации

    Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

    Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

    Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.
  • Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

    Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

    Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

    Регистрация приказов

    Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

    Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

    Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

  • номер приказа (с индексом);
  • дата его издания;
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • должность;
  • табельный номер;
  • реквизиты трудового договора;
  • суть приказа – кратко;
  • расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
  • В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

  • дату исполнения приказа;
  • ответственных лиц и их подписи.
  • Внесение изменений в приказ

    Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

    Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

  • реквизиты изменяемого приказа;
  • суть и основания изменений;
  • действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
  • лица, ответственные за исполнение нового приказа.
  • Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

    Приказ о назначении заместителя директора ООО

    Приказ о назначении заместителя директора ООО, образец и бланк которого можно скачать на нашем сайте, относится к приказам по личному составу и имеет первостепенное значение в организации системы кадрового документооборота компании.

    Приказ состоит из вводной, основной и заключительной частей. В вводной должны указываться основные реквизиты организации. В данном случае это ООО, поэтому необходимо указать:

    Долго функционирующие компании специально для подобного рода документов имеют фирменные бланки. На их верхней части уже зафиксированы основные реквизиты. При оформлении документа секретарю, делопроизводителю либо другому сотруднику не нужно тратить лишнее время на прописывание одних и тех же данных.

    После реквизитов в бумаге прописываются наименование приказа, дата его подписания и номер. Перед номером может быть буква «К» (что означает, что это приказ по кадрам) либо «ЛС» (что расшифровывается как «Личный состав»). Существуют и иные буквенные обозначения, все будет зависеть от специфики документооборота организации.

    Основная часть приказа довольно проста, хотя может состоять из нескольких пунктов. В прикрепленном образце они содержат:

  • ФИО лица, которое назначается на должность заместителя директора ООО.
  • Информацию о том, наделяется ли заместитель директора правом первой подписи на финансовых документах.
  • С какого момента приказ вступает в силу.
  • За кем остается ответственность за выполнение подписанного приказа.
  • В конце также можно дать ссылку на подписанный трудовой договор, в виде приложения. Заверяется все подписями руководителя и назначенного работника, с расшифровками, датой и должностью заверяющего. На усмотрение организации остается использование печати. Если речь идет о праве подписи финансовых документов, то пользоваться факсимиле недопустимо. В других случаях – по взаимному соглашению сторон.

    После того как приказ подписан, его регистрируют в журнале приказов по личному составу. А после исполнения – ставят соответствующую отметку о направлении в дело. Четко установленной формы этой бумаги для всех случаев не существует. Но есть строгие требования, которым они должны соответствовать:

    • Весь текст должен быть сформулирован четко и по возможности кратко.
    • Все выражения должны пониматься однозначно. Не должно быть размытых терминов и формулировок.
    • Рекомендуется разделять отдельные распоряжения по пунктам. Нумеровать их необходимо только арабскими цифрами. В каждом из пунктов желательно прибегать к трехступенчатой структуре изложения: исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.
    • Подробнее с теми или иными требованиями можно ознакомиться в Требованиях к оформлению документов по личному составу, которые были приняты Постановлением Госстандарта №65-ст от 3.03.2003 года.

      В отличие от большинства других приказов по основной деятельности, в приказе о назначении заместителя директора ООО может вообще не быть констатирующей части. То есть можно написать в начале о том, что приказ издается «в связи с подписанием трудового договора», указав при этом дату и номер, но это не обязательно.

      Требования и алгоритм приема

      Заместитель директора ООО является таким же сотрудником, как и остальные. Единственное, если в приказе прописана такая возможность, то он обладает правом первой подписи на финансовых документах. Поэтому с ним также необходимо заключать срочный либо постоянный трудовой договор. Механизм приема следующий:

    • Если это необходимо, то будущий заместитель директора проходит медицинское обследование. Эта практика распространена в медицинских организациях, компаниях, которые занимаются производством и продажей продуктов питания и пр. Словом, медицинский осмотр проходят только в случаях необходимости.
    • Подписание локальных нормативных актов, таких как правила распорядка, штатное расписание, должностная инструкция и пр. Эти подписи должны быть поставлены до заключения трудового договора. Это принципиально важный момент. Иногда в организации даже заводят специальный журнал, в котором отмечают этот самый момент ознакомления, ибо доказать факт подписания этих документов до заключения трудового договора с работником бывает жизненно необходимо.
    • Предоставление со стороны сотрудника документации: своего паспорта, трудовой книжки, документа об образовании, военного билета и прочего.
    • Подписание трудового договора как минимум в двух экземплярах. Один остается у работника, другой – у работодателя. Регистрация этого документа предусмотрена в журнале учета трудовых договоров.
    • На основании подписанной бумаги издается приказ о назначении заместителя директора ООО. Необходимо следить, чтобы право первой подписи (если оно было прописано в приказе) было упомянуто и в должностной инструкции, подписанной ранее.
    • В трудовую книжку проставляется запись о приеме на работу. Кадровиком (либо иным сотрудником) оформляется личная карточка заместителя директора ООО.
    • Только после прохождения всех этих процедур назначенный руководитель высшего звена организации имеет право приступить к выполнению своих обязанностей.

      Конечно, директор при назначении вправе использовать бланки Т-1 либо Т-5, если сотрудник переводится на заместителя директора ООО с другой должности.

      Нужно ли заводить личное дело

      Если речь идет об ИП, то личное дело можно не заводить. Такого рода документы являются характерной чертой и прописаны в учредительных документах только муниципальных либо государственных учреждений. Частным компаниям на заместителя генерального директора, так же как и на самого руководителя, лучше лично дело вообще не заводить.

      К этой же категории относится заявление о приеме на работу. В государственных учреждениях оно является обязательным «пунктом программы» по приему на работу, в частных – нет.

      Приказ по личному составу

      Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

      В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

      Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.

      Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

      В простом приказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работающим, то приказ называется индивидуальным, а если действие распространяется на нескольких работающих, то приказ считается сводным.

      Сложный приказ содержит несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим. В документе эти действия располагаются по степени их значимости для деятельности предприятия или организации и с учетом срока хранения приказа.

      В течение 75 лет должны храниться приказы о приеме, переводе, длительном командировании (особенно зарубежном, связанном с расходованием валютных средств), увольнении. Традиционно сложилась та последовательность оформления этих действий: НАЗНАЧИТЬ на должность, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ, СЧИТАТЬ изменившей фамилию, ОСВОБОДИТЬ от занимаемой должности, УВОЛИТЬ

      Приказы о предоставлении отпусков, временных переводах и переводах на срок до одного месяца, командировках и взысканиях хранятся три года. Традиционная последовательность оформления этих действий в сложных приказах такая: ПЕРЕВЕСТИ (временно), ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков), КОМАНДИРОВАТЬ.

      Приказы о поощрениях и взысканиях издаются всегда простыми и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в констатирующей части текста.

      Приказы по личному составу готовятся кадровой службой (службой по управлению персоналом), а в небольших фирмах — лицом, отвечающим за документационное обеспечение работы с персоналом, или секретарем на основе соответствующих документов — заявлений, контрактов, графиков отпусков, докладных записок и представлений руководителей структурных подразделений, объяснительных записок и других.

      Составитель проекта приказа по личному составу визирует его и проводит необходимое внутреннее согласование, оформляя визы юридической службы или юрисконсульта, других должностных лиц и руководителей структурных подразделений, заинтересованных в урегулировании трудовых правоотношений с данным гражданином, в т.ч. с бухгалтерией.

      Приказ по личному составу может быть оформлен на общем бланке предприятия или организации, на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка или на специально разработанном бланке приказа (если приказы издаются чаще 200 раз в год).

      При подготовке приказов на компьютере можно разработать и ввести в базу данных шаблоны (трафареты), включающие не только реквизиты общего бланка, но и типовые элементы текста, характерные для ситуации издания приказа данной разновидности.

      Обязательными являются отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц.

      Дата приказа является одновременно датой его подписания и вступ-1ения в силу и проставляется руководителем, подписывающим документ.

      Вместе с тем, в сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные сроки вступления в силу. Так, прием на работу может быть произведен с 01 декабря 1996 г., а приказ подписан 25 ноября. В тех случаях, когда сроки распорядительных действий специально не оговариваются, они вступают в силу с даты подписания приказа.

      Регистрационный номер приказа по личному составу является смешанным. К порядковому номеру документа (нумерация ведется валовая в пределах календарного года) через тире или косую черту добавляются буквы «К» или «ПС» («кадровый», «по личному составу»). Например:

      На практике приказы долговременного срока хранения часто регистрируются отдельно и имеют буквенную часть индекса — «ЛС», а приказам со сроком хранения три года дается буквенное обозначение «К».

      При регистрации приказов на компьютере каждой их группе может быть присвоен свой буквенный индекс: ОТ — приказы об отпусках; ПО- поощрениях; ВК — о внутренних командировках; ВЗ — о взысканиях и т.п.

      Заголовок к тексту простого приказа по личному составу кратко формирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «О» (о чем?) и включает фамилию и инициалы работника. Например:

      О приеме Иванова В.П.

      Об изменении фамилии

      О предоставлении отпуска

      Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно — «По личному составу».

      Заголовок оформляется в левом верхнем углу при продольном и при угловом расположении реквизитов и размещается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками. Печатается заголовок через 1-1,5 межстрочных интервала.

      Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.п.), которое оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Далее с красной строки указываются полностью фамилия, имя и отчество гражданина или работника предприятия, устанавливается его место в системе управления (наименование должности, профессии, специальности и наименование структурного подразделения), дата совершения распорядительного действия или юридического факта, его условия, мотивы или причины (в случае необходимости — со ссылкой на соответствующую статью КЗоТ РФ) и формулируются дополнительные условия регулирования трудовых правоотношений (также в случае необходимости).

      Дата, указанная в соответствующем пункте текста, является индивидуальной датой его вступления в силу.

      Текст каждого пункта приказа по личному составу обязательно заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений (например, заявление с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя), содержится обоснование производственной необходимости (например, докладная записка начальника структурного подразделения) или формулируются мотив и причина для совершения распорядительного действия (например, представление, копия документов ЗАГСа, выписки из протоколов коллегиальных органов и др.).

      Слово «Основание» оформляется от границы левого поля строчными буквами и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается название вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту (в случае необходимости). Текст, относящийся к основанию, печатается через один межстрочный интервал.

      Пункты распорядительной части текста приказа по личному составу строятся по стандартным речевым моделям и с использованием традиционных для кадровых документов терминов делового стиля.

      В тексте приказа по личному составу прием на работу руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров, руководителей и заместителей руководителей обособленных структурных подразделений, а также лиц, на которых возложена материальная ответственность, обозначается термином НАЗНАЧИТЬ на должность, а прием рядовых рабочих и служащих — ПРИНЯТЬ (кем?).

      При заключении трудового договора (контракта) необходимо указание ссылки на соответствующий пункт статьи 17 КЗоТ РФ, устанавливающей срок действия контракта (п.1 — неопределенный срок, п.2 — определенный срок не более 5 лет, п.З — на время выполнения определенной работы).

      Далее в речевой модели указываются наименование должности, специальности или профессии строго в соответствии со штатным расписанием предприятия или организации, наименование структурного подразделения, дата начала трудового договора, условия оплаты труда и дополнительные условия, которые оговариваются в случае необходимости при заключении трудового договора. Например:

      Коптева Бориса Федоровича на должность директора Центра переподготовки руководящих кадров органов образования с 01 октября 1996 г. с окладом по штатному расписанию.

      Основание: заявление Коптева Б.Ф. от 25.09.96, письмо Департамента образования Правительства Москвы от 24.09.96 № 10-23/347 «Об организации переподготовки кадров органов управления образованием в г.Москве».

      Голована Николая Петровича на должность исполнительного директора с 23 мая 1996 г. по трудовому договору (контракту), п.1 ст.17 КЗоТ РФ.

      Основание: заявление Головина Н.П. от 20.05.96, контракт от 23.05.96.

      Макарова Леонида Петровича специалистом строительного отделю с 30 мая 1996 г. по трудовому договору (контракту), п.2 ст.17 КЗоТ РФ

      Основание: заявление Макарова Л.П. от 30.05.96, контракт от 30.05.96.

      Петрова Сергея Ивановича слесарем 5-го разряда в механический, цех с 26 мая 1996 г. с окладом 720 тыс.руб. с трехмесячным испытательным сроком.

      Основание: заявление Петрова С.И. от 20.05.96 с визой начальника цеха

      Агеева Виктора Ивановича сторожем склада №2015 августа 1996 г. с окладом по штатному расписанию временно, на два месяца.

      Основание: заявление Агеева В.И. от 13.08.96 с визой заведующего складом.

      При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии или специальности, наименование нового структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте должны быть также указаны срок, мотив или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью КЗоТ РФ. При переводе (в том числе и временном) на срок более одного месяца согласие работающего, зафиксированное в личном заявлении, является обязательным.

      Для перевода на срок до одного месяца согласие работающего не требуется. Например:

      Маркову Елену Сергеевну, ведущего специалиста отдела маркетинга, на должность начальника отдела маркетинга с 20 июня 1996 г. окладом по штатному расписанию.

      Основание: заявление Марковой Е.С. от 18.06.96 с визой коммерческого директора.

      Королева Виктора Николаевича, слесаря 5-го разряда механического цеха, слесарем-ремонтником транспортного отдела с 15 июля 1996 г. со сдельной оплатой труда на время простоя механического цеха, ст.27 КЗоТ РФ.

      Основание: докладная записка начальника транспортного отдела от 10.07.96 с визой начальника механического цеха.

      Соболева Евгения Львовича, специалиста отдела оборудования, на должность начальника отдела с 24 ноября 1996 г. временно, на период болезни начальника отдела оборудования с выплатой разницы в должностных окладах.

      Основание: заявление Соболева Е.Л. от 20.11.96, представление технического директора от 19.11.96.

      При предоставлении отпуска в тексте указывают его вид (в соответствии с главой V КЗоТ РФ), дату начала и продолжительность в рабочих днях (иногда -даты начала и окончания). Например:

      Ведение журнала регистрации приказов о приёме на работу

      Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

      Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

      На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

      Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

      В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

      Функции журнала

      Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: Москва +7(499)653-60-87 , Санкт-Петербург +7(812)313-26-64 .

    • сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
    • систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
    • контроль над исполнением;
    • узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.
    • В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

      Внешний вид и структура

      Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

      Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

      Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

      Некоторые вопросы по организации хранения лекарственных средств в соответствии с приказами 646н, 647н, 706н

      1.​ что такое «валидированная» зона?

      П.18 Приказа 646н 18. Система, заменяющая разделение зон хранения, в том числе посредством электронной обработки данных, должна обеспечивать требуемый уровень безопасности и быть валидирована.

      В данном случае, подразумевается обеспечение выполнения следующих функций (а) приемки лекарственных препаратов; б) основного хранения лекарственных препаратов; в) экспедиции;

      г) хранения лекарственных препаратов, требующих специальных условий; д) хранения выявленных фальсифицированн ых, недоброкачествен ных, контрафактных лекарственных препаратов; е) карантинного хранения лекарственных препаратов) без разделения на зоны, но с подтверждением того, что требования, предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены.

      Собственно валидация — это и есть подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что требования, предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены

      Исследования по валидации следует проводить в соответствии с установленными процедурами. Результаты и заключения должны быть оформлены протоколами.

      Вот собственно протоколы с результатами и заключениями вам и необходимо представить проверяющей комиссии в случае если Вы не выделяете зоны для выполнения вышеперечисленны х функций.

      2.​ что за зона отбора проб? как ее организовать?

      Отбор проб – действия по изъятию (выборке) проб лекарственных средств и материалов для проведения их испытаний на соответствие требованиям нормативной документации или иных целей.

      Отбору проб подлежат лекарственные препараты (серия);

      Все операции, связанные с отбором проб, следует выполнять должным образом в отдельном помещении или специально отведенном

      Помещения хранения образцов должны иметь надлежащее освещение, вентиляцию, внутреннюю организацию, соответствующую требованиям безопасности, связанным с характером отобранных образцов продукции.

      Связь зоны отбора проб для аптек с проверочными мероприятиями:

      61-ФЗ. Государственный контроль (надзор) в сфере обращения лекарственных средств включает в себя:

      1) лицензионный контроль в сфере производства лекарственных средств и в сфере фармацевтической деятельности;

      2) федеральный государственный надзор в сфере обращения лекарственных средств;

      3) выборочный контроль качества лекарственных средств.

      Приказ 5539. Предметом выборочного контроля качества лекарственных средств является подтверждение соответствия лекарственных препаратов для медицинского применения требованиям фармакопейной статьи либо в случае ее отсутствия нормативной документации.

      Выборочный контроль качества лекарственных средств осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и ее территориальными органами.

      Выборочный контроль качества лекарственных средств включает в себя отбор образцов лекарственных средств у субъектов обращения лекарственных средств в целях проведения испытаний на соответствие требованиям нормативной документации;

      3.​ 0,5 метра от стен это как? Никогда такого не видела. всю аптеку перестроить? Что по поводу 0,5м от стен для оборудования, это нереально. — — В приказе говорится что все оборудование должно быть отодвинуто от стен на 0,5метра. нужно все отодвинуть от стен?

      647н п 31. Установка оборудования должна производиться на расстоянии не менее 0,5 метров от стен или другого оборудования, чтобы иметь доступ для очистки, дезинфекции, ремонта, технического обслуживания, поверки и (или) калибровки оборудования, обеспечивать доступ к товарам аптечного ассортимента, свободный проход работников.

      Обратите внимание на причину такой установки оборудования. Проверяющей комиссии в первую очередь необходимо дать пояснения по организации очистки, дезинфекции, ремонта, технического обслуживания, поверки и (или) калибровки оборудования. Если у Вас действительно это организовано, то маловероятно, что проверяющая комиссия затребует от Вас выдвижение, например, кондиционера на 0,5 м от стены.

      4.​ Какие холодильники фарм или обычные?

      Все холодильное оборудование должно быть приведено к условиям хранения термолабильных ЛС в соответствие с требованиями общей фармакопейной статьи ОФС.1.1.0010.15 «Хранение лекарственных средств», но существует отсрочка если Ваше холодильное оборудование приобретено до 1 января 2016 года, то Вы должны обеспечить его замену до истечения срока его службы

      5.​ максимум и минимум влажности

      ГФ XIII. Хранение лекарственных средств осуществляется при относительной влажности не более 60 5% в зависимости от соответствующей климатической зоны (I, II, III, IVA, IVB), если специальные условия хранения не указаны в нормативной документации.

      Лекарственные средства с гигроскопическим и свойствами необходимо хранить при относительной влажности не более 50% в упаковке, представляющей собой тару стеклянную для лекарственных средств, герметично укупоренную, или в упаковке с дополнительной защитой, например, в мешке из полиэтиленовой пленки, в соответствии с требованиями фармакопейной статьи или нормативной документации.

      6.​ а если бытовой холодильник, сколько должно быть термометров?

      7.​ что значит «поверка перед вводом в эксплуатацию измерительного оборудования»?

      Вы должны приобрести поверенное оборудование с подтверждающими документами

      8.​ работающие бытовые холодильники сейчас должны быть дооборудованы терморегистратор ами?

      ГФ XIII. Для мониторинга температурного режима хранения термолабильных лекарственных средств все холодильники (камеры, шкафы) должны быть обеспечены термометрами. Непрерывный контроль температурного режима осуществляют с помощью термографов и терморегистратор ов, показания которых регистрируют не реже двух раз в сутки.

      9.​ Если на упаковке препарата — предохранять от прямых солнечных лучей, можно ли выставлять его на витрину?

      Можно, если обеспечите требование производителя.

      10.​ у нас помещение для хранения и кабинет заведующей — два в одном. нарушение ли это ?

      646н 19. Административно- бытовые помещения отделяются от зон хранения лекарственных препаратов.

      11.​ нужны ли стеллажные карты в холодильниках а так же в сейфах наркотических или сильнодействующих?

      706н п.10 Хранящиеся лекарственные средства должны быть также идентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о хранящемся лекарственном средстве (наименование, форма выпуска и дозировка, номер серии, срок годности, производитель лекарственного средства). При использовании компьютерных технологий допускается идентификация при помощи кодов и электронных устройств.

      12.​ рецептурные и безрецептурные должны храниться отдельно ?

      647н п.36 Лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту на лекарственный препарат, размещаются отдельно от безрецептурных лекарственных препаратов

      13.​ Вопрос по хранению лекарственных средств и маркировки по рецепту — Можно ли разделителем разграничить рецептурные и безрецептурные?

      647н п.36 Лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту на лекарственный препарат, размещаются отдельно от безрецептурных лекарственных препаратов в закрытых шкафах с отметкой «по рецепту на лекарственный препарат», нанесенной на полку или шкаф, в которых размещены такие лекарственные препараты.

      Подразумевается именно раздельное хранение в разных шкафах. Ответ: нельзя

      14.​ ЛП, отпускаемые по рецепту могут ли быть выложены на витрину с указанием отпускаются по рецепту.

      647н п.36 Лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту на лекарственный препарат, допускается хранить на витринах, в стеклянных и открытых шкафах при условии отсутствия доступа к ним покупателей.

      Доступа у посетителей к этим шкафам нет, нет требования также как для материальной «с отметкой «по рецепту на лекарственный препарат»», соответственно не обязательно на витринах указывать такую отметку

      15.​ Прошу ещё раз прокомментироват ь п.36 пр.№647Н. Два образаца противоречат друг другу ( открытый шкаф, закрытый)

      647н п.36 Лекарственные препараты, отпускаемые без рецепта, размещаются на витринах с учетом условий хранения, предусмотренных инструкцией по медицинскому применению, и (или) на упаковке.

      Лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту на лекарственный препарат, допускается хранить на витринах, в стеклянных и открытых шкафах при условии отсутствия доступа к ним покупателей.

      Лекарственные препараты, отпускаемые по рецепту на лекарственный препарат, размещаются отдельно от безрецептурных лекарственных препаратов в закрытых шкафах с отметкой «по рецепту на лекарственный препарат», нанесенной на полку или шкаф, в которых размещены такие лекарственные препараты.

      Во втором абзаце речь идет о торговом зале, в третьем абзаце о материальной комнате

      16.​ кипферон-это МИБП — как хранить, вести ли журнал на МИБп?

      61-ФЗ К иммунобиологичес ким лекарственным препаратам относятся вакцины, анатоксины, токсины, сыворотки, иммуноглобулины и аллергены

      У кипферона в инструкции фармакотерапевти ческая группа МИПБ-цитокин. Соответственно, хранить как лекарственный препарат с учётом требования производителя. Журнал не требуется

      17.​ если в медорганизации нет общего склада и полученные лекарственные средства сразу же выдаются в кабинеты, нужно ли составлять стелажные карты?

      18.​ нужно ли распечатывать стеллаже карты на все препараты или только на те, которых более одной упаковки

      19.​ как хранить спиртовые настойки?

      При осуществлении хранения готовых ЛП для медицинского применения, обладающих легковоспламеняю щими свойствами (спиртовые растворы, спиртовые и эфирные настойки и др.), в первичной и вторичной упаковках необходимо руководствоватьс я требованиями

      ​ к их хранению, указанными на вторичной (потребительской ) упаковке указанного лекарственного препарата;

      ​ государственной фармакопеи и нормативной документации, а также с учетом свойств веществ, входящих в их состав.

      20.​ на фарм.холодильник ах установлен датчик температуры. Опираться на его показания? или же в холодильнике должен быть поверенный термометр. И сколько их на 1 холодильник должно быть?

      ГФ XIII Для мониторинга температурного режима хранения термолабильных лекарственных средств все холодильники (камеры, шкафы) должны быть обеспечены термометрами. Непрерывный контроль температурного режима осуществляют с помощью термографов и терморегистратор ов, показания которых регистрируют не реже двух раз в сутки.

      21.​ В обычном холодильнике сколько должно быть термометров? на каждой полке или достаточно 2-х?

      Если у Вас разная температура на полках, то на каждой полке, если температура одинаковая , то необходимо это подтвердить, например, разместив в холодильнике 2 термометра.

      22.​ Витрины с открытой выкладкой являются местом хранения ?Требования такие же, как на складе-хранение?

      ГФ XIII Хранение лекарственных средств осуществляется в упаковке (потребительской , групповой), соответствующей требованиям нормативной документации на это лекарственное средство.

      646н ЛП необходимо хранить с учетом требований, нормативной документации, составляющей регистрационное досье на ЛП, инструкции по медицинскому применению, информации, содержащейся на первичной и (или) вторичной упаковке ЛП, транспортной таре, а также в соответствии с требованиями, установленными настоящими Правилами.

      23.​ можно ли выкладывать на витрину препараты в хранении которых написано защищенном от света месте?

      706н п. 24. Лекарственные средства, требующие защиты от действия света, хранятся в помещениях или специально оборудованных местах, обеспечивающих защиту от естественного и искусственного освещения.

      Обеспечить такие условия на витрине крайне проблематично.

      24.​ можно ли выложить на витрину только вторичную упаковку светочувствитель ных препаратов а содержимое убрать в шкаф

      706 н п. 28 Лекарственные препараты для медицинского применения, требующие защиты от действия света, упакованные в первичную и вторичную (потребительскую ) упаковку , следует хранить в шкафах или на стеллажах при условии принятия мер для предотвращения попадания на указанные лекарственные препараты прямого солнечного света или иного яркого направленного света (использование светоотражающей пленки, жалюзи, козырьков и др.).

      То есть препарат должен быть в упаковке.

      25.​ Можно ли хранить ЛС в дверце холод?

      ГФ XIII Не допускается хранение иммунобиологичес ких лекарственных препаратов на дверной панели холодильника.

      26.​ Форма температ. карты в холод. и помещении и влажности?

      Не утверждена. Используете свою.

      27.​ Холодильники с какими режимами хранения должны быть в аптеке? 2-8 и 8-15 или еще какой то режим?

      В условиях проверки принципиально, чтобы холодильное оборудование имелось. А его количество зависит от объема ваших лекарственных препаратов. Если Вам достаточно 2 холодильников для обеспечения надлежащего хранения, то вопросов у проверяющих не возникнет.

      28.​ так все таки 646 приказ только для оптовиков?

      646н для производителей лекарственных препаратов, организации оптовой торговли лекарственными препаратами, аптечные организации, индивидуальных предпринимателей , имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, медицинские организации и их обособленные подразделения (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акуш ерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации (далее — субъекты обращения лекарственных препаратов).

      Но в части привлечения к административной ответственности следует отметить, что 646н приказ предусмотрен для производителей лекарственных препаратов, организации оптовой торговли лекарственными препаратами. Аптечные организации могут оспорить привлечение к административной ответственности в суде.

      29.​ а разве нитроглицерин в таблетках должен храниться как взрывоопасное. Как хранить нитроглицерин таблетки?

      59. При хранении взрывоопасных лекарственных средств (лекарственные средства, обладающие взрывчатыми свойствами (нитроглицерин); лекарственные средства, обладающие взрывоопасными свойствами (калия перманганат, серебра нитрат)) следует принимать меры против загрязнения их пылью.

      ​ огнеопасных фармацевтических субстанций и взрывоопасных лекарственных средств (фармацевтически х субстанций и лекарственных препаратов, таких как, раствор нитроглицерина, порошок калия перманганата ) в аптечных организациях и у индивидуальных предпринимателей , имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность.

      В разъяснениях указывается именно на раствор нитроглицерина, однако в судебных делах проходили случаи, в том числе и по таблеткам нитроглицерина.

      30.​ калия перманганат в расфасовке по 3.0, 5.0 граммов должен храниться в отдельном помещении? Или отдельное помещение для ангрового калия перманганата?

      Из разъяснений Минздрава РФ: Требования раздела IV Приказа № 706н «Требования к помещениям для хранения огнеопасных и взрывоопасных лекарственных средств и организации их хранения» Правил распространяются на случаи хранения:

      Смотрите внимательнее, является ли калия перманганат лекарственным препаратом. Если не является, то соответственно и требования приказа 706н на него не распространяются .

      31.​ является ли нарушением хранение настоек с условиями хранения на упаковке от 12 до 15 градусов в холодильнике с заданным режимом от 8,0 до 15 градусов

      В зависимости от температуры в холодильнике

      32.​ как хранить атропина сульфат в ампулах?

      33.​ Как хранится и отпускается Редуксин

      Разъяснения Минздрава РФ от 3 сентября 2014 г. N 25-4/10/2-6691 «Обращаем внимание, что учету подлежат монопрепараты, являющиеся сильнодействующи ми веществами, с международным непатентованным наименованием Сибутрамин (торговые наименования «Слимия капсулы», «Меридиа капсулы», «Голдлайн(R) капсулы», «Линдакса капсулы»). Лекарственный препарат «Редуксин капсулы» (международное непатентованное наименование Сибутрамина гидрохлорид моногидрат + Целлюлоза микрокристалличе ская) является комбинированным лекарственным средством, содержащим два фармакологически х активных действующих вещества сибутрамин и целлюлоза микрокристалличе ская, и не относится к сильнодействующи м веществам».

      Хранение и отпуск в соответствии с инструкцией

      34.​ как хранится магния сульфат порошки

      В соответствии с инструкцией

      35.​ Почему штрафные санкции по статье 14,43, если лекарства не попадают под действие технических регламентов?

      Частью 1 статьи 14.43 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение изготовителем, исполнителем (лицом, выполняющим функции иностранного изготовителя), продавцом требований технических регламентов или подлежащих применению до дня вступления в силу соответствующих технических регламентов обязательных требований к продукции либо к

      продукции и связанным с требованиями к продукции процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации либо выпуск в обращение продукции, не соответствующей таким требованиям, за исключением случаев, предусмотренных статьями 6.31, 9.4, 10.3, 10.6, 10.8,

      частью 2 статьи 11.21, статьями 14.37, 14.44, 14.46, 20.4 настоящего Кодекса, в виде наложения административног о штрафа на юридических лиц от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.

      В силу пункта 1 статьи 46 Федерального закона от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ «О техническом регулировании» со дня вступления в силу настоящего Федерального закона впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования к продукции или к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам хранения, установленные нормативными правовыми актами РФ и нормативными документами федеральных органов исполнительной власти, подлежат обязательному исполнению в части, соответствующей целям защиты жизни или здоровья граждан.

      Под подлежащими применению до дня вступления в силу соответствующих технических регламентов обязательными требованиями в настоящей статье являются обязательные требования к продукции либо к продукции и связанным с требованиями к продукции процессам хранения, установленные нормативными правовыми актами, принятыми Комиссией Таможенного союза в соответствии с Соглашением Таможенного союза по санитарным мерам от 11.12.2009 г., а также не противоречащие им требования нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, подлежащих

      обязательному исполнению в соответствии с п. 1 ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании».

      Таким образом, объективная сторона правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 14.43 КоАП РФ, состоит, в том числе, в нарушении продавцом требований технических регламентов или подлежащих применению до дня вступления в силу соответствующих технических регламентов обязательных требований к продукции либо к продукции и связанными с требованиями к продукции процессам хранения продукции, не соответствующей таким требованиям.

      Объектом правонарушения по статье 14.43 КоАП РФ являются общественные отношения в области применения и исполнения обязательных требований к продукции и связанными с требованиями к продукции процессам, в частности хранения.

      Такие требования установлены, в том числе, Федеральным законом от 12.04.2010 № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», Правилами хранения лекарственных средств, утвержденными Приказом Минздравсоцразви тия РФ от 23.08.2010 № 706н.

      36.​ Как в помещении должны быть выделены зоны? Перегородками-га рмошками можно?

      Да перегородками можно. Зонирование выделяется таким образом, чтобы не просматривалось смешение зон, в том числе с зоной основного хранения.

      37.​ п.24 приказа 647н. Площадь помещений виртуально разделить на зоны или обозначать вышеуказанные зоны? ( для проверяющих?)

      Зонирование выделяется таким образом, чтобы не просматривалось смешение зон, в том числе с зоной основного хранения. Виртуальное зонирование скорее всего будет воспринять проверяющими как нарушение действующего приказа

      38.​ Подскажите, изолировать аптечную организацию от других необходимо жесткой конструкцией или это могут быть ограждения

      647н п.20 Все помещения субъекта розничной торговли должны быть … изолированы от других организаций и обеспечивать отсутствие несанкционирован ного доступа посторонних лиц в помещения.

      В случае если Ваша жесткая конструкция или ограждения обеспечивают отсутствие несанкционирован ного доступа посторонних лиц в помещения, то можно изолировать таким образом можно.

      39.​ требование к ценнику практически повторяет стеллажную карту. можно их совместить?

      40.​ вопрос по стеллажным картам, написано в новых приказах, что можно не печатать их для ЛП, если есть компьютеный учет, а что по поводу БАДов и мед изделий, на них мы должны клеить эти ужасные никому не нужные бумажки?

      41.​ Так стеллажные карты теперь нужно иметь на весь товар, что находится в аптеке?

      Приказ 706н, приказ 646н распространяются на лекарственные препараты

      42.​ нужно ли отдельное помещение для хранения медикаментов в сухом месте?

      В ГФ XIII прописано про наличие помещений помещения для лекарственных средств, требующих особых условий хранения. Это могут быть помещения для хранение лекарственных препаратов в сухом месте. Специальных требований о выделение помещения для хранение лекарственных препаратов в сухом месте действующим законодательство м не предусмотрено.

      43.​ Как часто должны сниматься показания с терморегистратор ов и обязательно ли распечатывать их на бумажный носитель?

      ГФ XIII Непрерывный контроль температурного режима осуществляют с помощью термографов и терморегистратор ов, показания которых регистрируют не реже двух раз в сутки.

      Можно внутренним приказом утвердить порядок регистрации и архивирования показателей терморегистратор ов. В соответствии с Вами утвержденным внутренним приказом проверяющие должны иметь возможность ознакомиться с показателями регистратора в требуемый период времени.

      44.​ Насколько я понимаю, должно быть выделено две » Карантинные зоны»: первая в отделе приемки товара в которую попадают лекарств . препараты выявленные при приемочном контроле и вторая в одном из помещений хранения , куда попадают лекарственные препараты фальсифиц ированные, с истекшим сроком годности, приостановленные в реализации .

      Вы правильно считаете, только названия зон должны соответствовать названиям в нормативных документах: помещение (зона) для карантинного хранения ЛС; помещение (зона) для хранения забракованных, возвращенных, отозванных и/или ЛС с истекшим сроком годности. Кроме этого обязательной привязки этих зон к зоне приемки или хранения не требуется.

      45.​ лекарственные п репараты подготовленные для утилизации должны храниться в специальных мешках с маркировкой «ОТХОДЫ КЛАСС Г » или возможно хранение их в картонной коробке с обозначением » Утилизация»;

      Данные препараты должны храниться либо помещении (зоне) для карантинного хранения ЛС, либо в помещении(зоне) для хранения забракованных, возвращенных, отозванных и/или ЛС с истекшим сроком годности. Другие требования приказы не устанавливают.

      46.​ лекарственные препараты подготовленные на оптовом складе для утилизации перевозятся в организацию имеющую лицензию на утилизацию на какой-то специальной машине или мы сами можем отвезти на своей машине?

      В Постановлении 1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности» установлен перечень выполняемых работ, оказываемых услуг, составляющих фармацевтическую деятельность, в который входит «Перевозка лекарственных средств для медицинского применения» и «Перевозка лекарственных препаратов для медицинского применения». Не имея в лицензии разрешения на данный вид работ, не стоит осуществлять перевозку лекарственных препаратов на своей машине. Если лицензия имеется, то Вы перевозите данные лекарственные препараты в соответствии с требованиями приказа 646н.

      47.​ Температурный режим в холодильнике «Позис» задается и регулируется с помощью контроллера EVK-221. Контроллер обеспечивает: поддержание температурного режима в камере, индикацию температуры, включение звуковой сигнализации при выходе температуры в камере за установленные пределы на 1°С. Датчик температуры размещается внутри камеры холодильника. Органы управления выведены на панель управления холодильника. Автономный термометр ли это термометр, или это что-то другое? Или существуют холодильники с двумя встроенными автономными термометрами? Или надо других два термометра внутрь положить?

      ГФ XIII Для мониторинга температурного режима хранения термолабильных лекарственных средств все холодильники (камеры, шкафы) должны быть обеспечены термометрами.

      Вы должны подтвердить поверку Вашего встроенного термометра или контроллера (в зависимости от указанного в паспорте названия). Если поверку подтвердить невозможно, но температура в холодильнике поддерживается одинаковая, Вы размещаете в этом холодильнике 2 поверенных термометра для подтверждения температурного режима.

      48.​ На другую группу термолабильных ЛП, хранящихся в холодильнике регистрацию температурного режима проводить один или два раза в сутки?

      49.​ Для хранения этой группы препаратов выделен фармацевтический холодильник. Нужен ли в данном случае терморегистратор и термоиндикатор?

      50.​ Термометр встроен в холодильник. Проверка термометра по инструкции к холодильнику раз в 10 лет. Нужны ли дополнительные термометры в данном случае?

      51.​ Калия перманганат храниться должен в отдельной комнате ? или достаточно металлический шкаф?

      706 н п.18. В аптечных организациях и у индивидуальных предпринимателей выделяются изолированные помещения, оборудуемые средствами автоматической пожарной защиты и сигнализацией, для хранения огнеопасных фармацевтических субстанций и взрывоопасных лекарственных средств.

      59. При хранении взрывоопасных лекарственных средств (лекарственные средства, обладающие взрывчатыми свойствами (нитроглицерин); лекарственные средства, обладающие взрывоопасными свойствами (калия перманганат, серебра нитрат)) следует принимать меры против загрязнения их пылью.