Содержание:

Классификатор приказов вам поможет

  • Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета
  • Зачем все это нужно?

    П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

    Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

    При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

    К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

    Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 1 . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

    Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

    Содержание классификатора

    Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации 2 . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации 3 . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4 , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

    Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

    • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
    • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
    • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
    • Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

      Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

      Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

      Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

    • ОДОсновная Деятельность,
    • ЛСЛичный Состав,
    • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
    • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
    • КМКоМандировка (обычная),
    • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
    • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.
    • Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

      В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

      В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

      Приказы: основные виды и особенности оформления

      Из статьи вы узнаете:

      Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

      Самые важные изменения этого лета!

      Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

      Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам составлять красивые и понятные приказы, когда нет образцов и не от чего оттолкнуться.

      Виды приказов

      Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

      Подробнее о приказах читайте здесь:

      Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

      Читайте статью электронного журнала: Приказ о переводе

      Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

      Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

      Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

      Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

    • Т-1 и Т-1а (о приеме на работу);
    • Т-5 и Т-5а (о переводе на другую работу);
    • Т-6 и Т-6а (о предоставлении отпуска);
    • Т-8 и Т-8а (о прекращении действия трудового договора);
    • Т-9 и Т-9а (о направлении в командировку).
    • Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

      Как оформить и утвердить приказ?

      Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

    • подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
    • утверждение окончательного варианта;
    • регистрация и тиражирование;
    • передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
    • помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.
    • Читайте советы о том, как оформлять кадровые приказы, от экспертов «Системы Кадры»

      Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

      Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку, премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

      Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

      Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

    • при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
    • поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
    • предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
    • при переводе на другую работу отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
    • оформляя прием на работу, нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
    • при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.
    • Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

    • наименование организации или учреждения;
    • название вида документа;
    • дату и место издания;
    • заголовок к тексту;
    • регистрационный номер;
    • подпись руководителя;
    • визы согласования.
    • Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

      Процедура регистрации

      Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

      Вопрос из практики

      Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

      Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

      Отвечает Иван Шкловец,
      заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

      Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: докладные, акты, объяснительные, оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

      Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в произвольной форме.

      А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме № Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 или по самостоятельно разработанной форме. Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 1 июня 2011 г. № 1493-6-1.

      Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

      Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями (особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота), поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой. Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала (для распоряжений по личному составу и по основной деятельности).

      Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

      Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

      Журнал регистрации приказов. Титульный лист

      Журнал регистрации приказов.

      Систематизация и хранение приказов по личному составу

      Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

      Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по срокам хранения.

      Группа продолжительного хранения включает приказы:

    • о приеме на работу;
    • о переводе на другую работу;
    • о поощрении, награждении подарком и премировании;
    • о прекращении трудового договора;
    • о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
    • об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
    • о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
    • о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.
    • Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

      • о предоставлении очередного или учебного отпуска;
      • о применении дисциплинарного взыскания;
      • о направлении в краткосрочную командировку;
      • о направлении сотрудника на переподготовку, курсы повышения квалификации и т. д.

      Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

      Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

      Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

      Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

      Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

      Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

      К сожалению, при проведении проверок инспекторы ГИТ нередко выявляют приказы, на которых отсутствует виза начальника юридической или кадровой службы, хотя структура и содержание документа предполагают ее наличие. Иногда работодатель не успевает или просто не считает нужным под роспись ознакомить работника с распоряжением по личному составу, имеющим к нему непосредственное отношение и затрагивающим его законные права. Между тем, трудовым законодательством определен конкретный перечень распорядительных документов, которые обязательно нужно доводить до сведения работников с указанием даты ознакомления — к ним относятся приказы о приеме на работу (ст.68 ТК РФ), применении дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ), увольнении (ст.84.1 ТК РФ). При оформлении постоянных или временных переводов на другую работу в качестве документа-основания не указывается ни заявление, ни согласие работника на перевод, а иногда даже не конкретизируются причины такого кадрового решения.

      Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

      Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

      Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

      Отвечает Вероника ШАТРОВА,
      эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

      С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

      Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

      Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ)…

      Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

      Отмена и исправление приказов

      Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

    • номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
    • основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
    • порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
    • ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.
    • Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

      Приказ. Виды приказов

      Приказ – документ, в основе которого лежат поручения руководителя организации, направленные для обязательного исполнения должностным лицам или определенному структурному подразделению данной организации. Приказ является официальным документом, имеющим правовую основу.

      При составлении приказа следует быть предельно кратким. Следует избегать длинных и не согласованных предложений. Тем не менее, аббревиатуры и сокращения не приемлемы в тексте приказа. При написании данного документа необходимо использовать официально-деловой стиль с использованием понятных для работников терминов. В целом, текст приказа должен быть краток, но при этом полностью доносить до работников цели руководителя организации.

      Оформляется приказ, как правило, на общепринятом бланке организации, с непременным указанием самого названия документа, а именно – ПРИКАЗ.

      После составления, приказ следует завизировать. Подписывают документ следующие должностные лица организации:

    • лицо, подготовившее приказ (как правило, это начальник отдела);
    • бухгалтер (в случаях, если дело касается увольнения, направления сотрудника в командировку, предоставления отпуска и т.п.);
    • юрист (если цель приказа связана с наложением на сотрудника взысканий или штрафов).
    • После проставления виз, приказ считается вступившим в силу. Исключения составляют случаи, когда на документе проставлена дата, после наступления которой, приказ вступает в действие.

      С приказом должны быть ознакомлены обязательно все должностные лица, указанные в тексте документа. Внизу данного документа (иногда на обратной стороне или на отдельном листе) ознакомленные лица ставят свою подпись и дату, предварительно написав «с приказом ознакомлен».

      Существует 3 группы, на которые делятся все приказы:

      1. Приказы по личному составу. К ним относятся:

    • отбор и прием кандидата на работу;
    • оформление увольнения работника;
    • оформление командированных сотрудников;
    • закрепление социальных гарантий;
    • оформление поощрений работников и д.р.
    • 2. Приказы по организационным вопросам. Например:

    • утверждение штатного расписания;
    • ликвидация или реорганизация предприятия;
    • разделение полномочий между должностными лицами и т.д.
    • 3. Приказы по основной производственной деятельности. К ним можно отнести:

    • обеспечение предприятия необходимыми для нормальной работы ресурсами (оборудование, материалы и д.р.);
    • содействие в выпуске качественной продукции;
    • регулирование финансирования предприятия и т.п.
    • Чем отличается приказ от распоряжения: особенности и назначение

      Документооборот любой компании включает в себя множество материалов различного назначения, которые дополняют или продолжают друг друга.

      Приказы и распоряжения схожи по своим функциям, поскольку предписывают выполнение каких-либо действий должностными лицами, однако эти документы – не одно и то же.

      Чтобы разобраться, чем отличаются приказы и распоряжения, важно понять суть каждого из этих документов и сферы деятельности внутри организации, в которых они применяются.

      Особенности издания приказа

      Приказом считается особый правовой акт, который составляется, издается и утверждается руководителем фирмы, организации или предприятия, а действия, прописанные в нем, являются обязательными для выполнения.

      Чтобы каждое должностное лицо, упомянутое в приказе, наверняка было ознакомлено с его содержанием, понимая ответственность за свои дальнейшие действия, внизу документа должна стоять его подпись: «Ознакомлен и согласен».

      Как правило, в приказе стоят четко оговоренные сроки его исполнения.

      Если по содержанию этого акта не требуется установления дат, то приказ действует до тех пор, пока не будет издан новый: об отмене действий предыдущего или изменении условий, прописанных в нем.

      Приказы имеют общий характер и бывают нескольких видов:

    • производственные – регламентируют решение общих организационных вопросов, например, создание отдела, перераспределение обязанностей, изменение в структуре и др.;
    • кадровые – касаются только действий, связанных с работой персонала: прием сотрудников, увольнение, предоставление отпуска и пр.;
    • финансовые – регламентируют денежные вопросы и особенности работы бухгалтерии организации, например, индексация заработной платы, выдача дополнительной премии должностным лицам и т.д.;
    • по охране труда – включают в себя вопросы охраны труда и производственной санитарии, например, отстранение от работы по медицинским показаниям или ввиду отсутствия средств индивидуальной защиты.
    • Каждая организация или фирма в зависимости от сложности своей внутренней структуры и количества подразделений, может создать индивидуальные особенности делопроизводства, добавить какие-либо еще приказы.

      Особенности составления распоряжения

      Как правильно составить распоряжение

      Распоряжение тоже является правовым документом, регламентирующим действия должностных лиц или подразделений.

      Однако, в отличие от приказа, этот акт всегда имеет локальный характер, срок его актуальности ограничивается выполнением действия, а издавать распоряжение может руководитель подразделения или отдела.

      Как правило, такой документ издается как реакция на какую-либо одноразовую ситуацию, которая требует конкретного решения.

      Распоряжение зачастую имеет более оперативный характер, чем приказ. При этом должностные лица, которых оно касается, также должны быть ознакомлены с его содержанием под подпись.

      В случае необходимости внесения каких-либо изменений, руководитель издает новое распоряжение, имеющее большую силу, чем предыдущее.

      Общие правила ведения документооборота

      Особенности ведения документооборота

      Для правильности документооборота и дальнейшего хранения любых изданных актов существует несколько особенностей, которые используются в фирмах и организациях любых масштабов.

      К таким требованиям относятся:

    • ведение нумерации приказов и распоряжений. Номер, как правило, ставится в правом верхнем углу документа, иногда включает в себя букву для разграничения сфер, например, П – производственные, К – кадровые, Ф – финансовые;
    • ведение журнала учета приказов или распоряжений, который предназначен для удобства поиска нужного документа и имеет строго фиксированную форму заполнения;
    • указание даты издания правового акта, а на приказах часто также упоминается, в связи с чем происходит его издание, например, в связи с изменениями структуры предприятия или в связи с производственной необходимостью;
    • включение в документ строки ознакомления должностного лица, которого касается данный приказ или распоряжение, с его обязательной подписью.
    • Тонкости составления документов

      Для правильного ведения документооборота нужно запомнить и выполнять еще несколько важных особенностей.

      Оба документа в своей структуре имеют название – слово «приказ» или «распоряжение», которое располагается посредине акта, ниже его даты и номера.

      После перечисления пунктов, которые необходимо выполнить и списка должных лиц, ответственных за них, обязательно ставится подпись. В приказе свою подпись ставит руководитель организации или фирмы, распоряжение может подписать управленец среднего звена.

      Как правило, нумерация приказов и распоряжений ведется на протяжении одного календарного года, после чего все документы одного типа сшиваются между собой для хранения в архиве организации, а с января начинается новая нумерация.

      Обязательным пунктом кадрового приказа, в отличие от распоряжения, является основание его издания, где должен быть указан перечень документов, которые спровоцировали необходимость его издания. Например, основанием приказа на перевод должностного лица с одной должности на другую должно быть его заявление, написанное в соответствующей форме.

      Таким образом, приказы и распоряжения похожи между собой, однако имеют несколько важных принципиальных различий, которые делают их дополняющими друг друга и актуальными в разных сферах.

      Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

      На моём предприятии часто упоминают термины: приказ и распоряжение, думаю, что так повсеместно, было очень интересно узнать, что к чему, теперь мне стала эта тема понятна и ясна.

      В нашей организации секретарь тоже регистрирует отдельно приказы и распоряжения, в обоих случаях ведется своя нумерация. Оба вида документа подписывает только начальник предприятия. Но заведено так, что распоряжение издаётся, только если ты не успел зарегистрировать приказ нужной датой, а сроки лимитированы. Так сказать, выручалочка. Теперь понимаю, что мы поступаем не совсем профессионально.

      На нашем предприятии издаются и приказы и распоряжения, но, наверное, к этому применяют не совсем грамотный подход, судя по разъяснениям в этой статье. Теперь я поговорю с делопроизводителем и, надеюсь, что ситуация изменится.

      По содержанию приказы бывают

      За многие столетия производства вин человечество создало много разновидностей этого прекрасного напитка.

      Виноградное вино – напиток, получаемый путем спиртового брожения виноградного сока (сусла) или мезги. Для приготовления вина используют виноград при технической, физиологической зрелости или увяленный с сахаристостью не более 40%.

      В соответствии с основными правилами производства винодельческой продукции, виноградные вина, приготовленные из одного сорта винограда, называются сортовми, а из нескольких сортов – купажными.

      По содержанию углекислого газа вина делятся на тихие и насыщенные углекислым газом (шампанское, игристое, шипучее). В зависимости от способа производства тихие вина делятся на натуральные и специальные.

      Натуральные вина (получают путем сбраживания сусла или мезги свежего винограда без добавления этилового спирта):

      — сухие, т.е. полностью выбродившие. Остаточный сахар в них не должен превышать 3 г/дм³, содержание спирта в пределах 9-13% об.(в сухих особых 14-16% об.), титруемая кислотность в пределах 4-8 г/дм³ (оптимально5-6).

      — полусухие, содержащие виноградный сахар 5-25 г/дм³, и полусладкие – 30-80 г/дм³ при тех же кондициях по спиртуозности и кислотности.

      Специальные вина (получают путем частичного сбраживания мезги или сусла с добавлением этилового спирта):

      — крепкие с содержанием сахара 30-120 г/дм³, спирта 17-20% об.; полудесертные, с содержанием сахара 50-120 г/дм³, спирта 14-16% об., в том числе спирта естественного брожения не менее 3% об.;

      — 16% об., в том числе естественного брожения – не менее 3% об.

      — десертные с содержанием сахара 140-200 г/дм³, спирта 15-17% об., в том числе естественного брожения – не менее 2% об.;

      — ликерные с содержанием сахара 210-300 г/дм³, спирта 12-16 об.

      Ароматизированные вина могут быть натуральными и специальными. Их производят с использованием настоя (экстракта) различных частей растений (трав, семян, корней), подобранных по специальной рецептуре.

      В зависимости от срока выдержки тихие вина подразделяются на молодые, без выдержки, выдержанные, марочные и коллекционные.

      Молодым вином может быть только натуральное вино, реализуемое предприятием изготовителем до 1 января следующего за урожаем года.

      Вино без выдержки может быть реализовано любым винзаводом, но не ранее 1 января следующего за урожаем года.

      Выдержанное вино – вино улучшенного качества, выдержанное не менее 6 месяцев, начиная с 1 января следующего за урожаем года.

      Марочное – вино стабильно высокого качества, приготовленное из определенных сортов винограда в регламентированных районах и выдержанное по специальной технологии не менее 18 месяцев. Марочные вина особо высокого качества, дополнительно выдержанные не менее 3 лет в бутылках при температуре 8-15 °С, называются коллекционными.

      Вино, отличающееся стабильно высоким качеством, связанным с сортом винограда и экологическими условиями конкретной местности его произрастания могут быть отнесены к группе высококачественных вин контролируемых наименований по происхождению. Такие вина должны производиться по специальной технологии выращивания и переработки винограда в конкретной местности, указанной в его наименовании.

      Вина, содержащие избыток углекислого газа:

      — игристые – насыщенные углекислым газом путем сбраживания виноматериалов в герметически закрытой таре под давлением углекислого газа не менее 0,5 Мпа.

      Давление углекислоты в бутылке с игристым (шампанским) должно быть не менее 0,35 МПа при температуре 20 °С, а с шипучим – не мнее 0,20 Мпа.

      К категории игристых вин относится шампанское различных марок: игристое, белое, розовое и красное, а также игристые мускатные – белое, розовое, красное.

      Общим для этих вин является процесс вторичного брожения в герметических сосудах (бутылках или резервуарах) и насыщение вина диоксидом углерода. Этот процесс вместе с рядом других операций в практике именуется “шампанизация” по названию провинции во Франции (Шампань), родоначальнице этого типа вина.

      — шипучие – насыщенные углекислым газом путем сатурирования.

      Вина, насыщенные балонной углекислотой, называются газированными или шипучими. Они резко уступают игристым винам по пенистым и игристым свойствам, особенно букетистым и вкусовым достоинствам.

      В России для приготовления шампанских виноматериалов используют в основном следующие сорта винограда: группа Пино (белый, серый, черный), Шардоне, Совиньон белый, Рислинг, Алиготе, Сильванер, Каберне Совиньон; для игристых мускатных вин – Мускат венгерский, Бархатный, Цветочный.

      Каждый тип игристого вина готовят из винограда нескольких сортов и реже из одного. Купажные игристые вина предпочтительнее, так как всегда имеют более высокие органолептические достоинства.

      По окраске различают вина белые, розовые и красные. Белые вина имеют цвет соломенно-желтый, золотисто-желтый, желтый с зеленоватым оттенком, цвет слабого чая. Красные вина бывают с синеватым (молодые вина), гранатовым, рубиновым и кирпичным (старые вина) оттенками. Оттенки розовых вин располагаются между теми и другими, приближаясь иногда к окраске красных неинтенсивно окрашенных вин.

      По содержанию сахара и спирта все вина классифицируются следующим образом:

      Столовые вина, то есть вина, которые полагается пить во время еды. Они имеют умеренное количество спирта, от 9 до 14 % об., а крепость их обычно бывает более 11,5 %. Сахара они не содержат или содержат не более 1 %. Такие вина называются сухими.

      Столовые полусладкие вина. Крепость их ниже, чем у предыдущей группы — от 7 до 12 % об., но сахара они содержат от 3 до 7 %. После войны такие вина стали очень популярны в Западной Европе и начинают широко прививаться и у нас.

      Десертные сладкие вина содержат от 8 до 20 и больше процентов сахара. Вина, содержащие свыше 25-28 % сахара, называются ликерными. Чем выше сахаристость таких вин, тем ниже у них содержание спирта. Так, мускаты, содержащие свыше 20 % сахара, имеют не более 14 % об. спирта. Вина, содержащие 8-10 % сахара, должны иметь не меньше 15-16 % об. спирта, чтобы приобрести достаточную биологическую устойчивость.

      Десертные крепкие вина содержат от 16 до 20 % об. спирта. Чаще всего их крепость колеблется в пределах 18-19 % об. Кроме того, они содержат обычно от 3 до 6 %, реже до 11 % сахара. К этой категории вин относятся сухие и полусладкие мадеры, полусухие и полусладкие портвейны, сухие, полусухие и полусладкие хересы (по содержанию спирта некоторые сухие xepecы относятся к винам столового типа).

      Существенным отличием виноградных вин от плодовых и ягодных является то, что в виноградные вина не добавляется ни вода, ни сахар. Плодово-ягодные вина, за исключением некоторых яблочных и грушевых, приготовить без воды и сахара невозможно.

      Добавление спирта разрешено как в виноградные, так и в плодово-ягодные десертные сладкие и крепкие вина. В столовые вина вводить спирт запрещено.

      Образец приказа о назначении ответственного

      Для успешной работы предприятия и продуктивного функционирования всех его элементов необходимо грамотно определить зоны ответственности всех его сотрудников.

      Наделяет полномочиями и обязанностями руководитель фирмы или начальник подразделения. Его распоряжение отражается в отдельном документе — приказе о назначении ответственного. Рассмотрим этот акт, его структуру и особенности заполнения поподробнее.

      Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

      Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

      Кто назначает ответственного?

      В зависимости от типа и масштаба предприятия меняется и лицо, которое назначает ответственного за отдельные отрасли. Если фирма небольшая, то распределять полномочия и обязанности сотрудников может сам её руководитель.

      В некоторых случаях он может назначить ответственным за одну или несколько отраслей самого себя, для этого тоже требуется заполнение приказа.

      Если же предприятие имеет несколько подразделений, то занимается назначением ответственного начальник одного из них. В особо крупных предприятиях работают целые отделы, которые контролируют исполнение обязанностей и полномочий и разграничивают сферы ответственности между сотрудниками.

      Заполняется акт в отделе кадров или в секретариате. После приказ передаётся руководителю или начальнику подразделения на подпись.

      Акт должны подписать и сотрудники, которые назначены уполномоченными в конкретных сферах.

      Сферы деятельности

      Ответственность на предприятии бывает материальной и нематериальной. Первый тип является самым популярным. Он предполагает, что лицо несёт полную или ограниченную ответственность за имущество фирмы. Оформления приказа материальная ответственность не требует, если она указывается в трудовом договоре.

      О том, как оформить материально ответственное лицо, читайте в этой статье.

      К нематериальной сфере относятся:

    • противопожарная безопасность;
    • оборот имущества предприятия, ценных бумаг, денег;
    • обучение и переквалификация сотрудников;
    • охрана труда и соблюдение ТБ;
    • учёт рабочего времени и т. д.
    • Наличие конкретной сферы и ответственного зависит от специализации предприятия, особенностей деятельности сотрудников и других особенностей.

      Общая информация о приказе

      Перед оформлением приказа о назначении ответственного необходимо изучить его особенности: форму заполнения, срок хранения и т. д. От этого зависит правильность составления документа. Неправильно составленный документ не имеет юридической силы и не наделяет лицо или группу лиц полномочиями и обязанностями.

      Утверждённой формы приказа о назначении ответственного нет: он заполняется в свободной форме. Конечно, при составлении этого документа нужно соблюдать некоторые правила, есть обязательные пункты, но точное содержание зависит от вида сферы, типа предприятия и других факторов.

      Скачайте бланк приказа о назначении ответственного лица за пожарную безопасность.

      Оформлять приказ можно как на самостоятельно разработанном бланке предприятия, так и на чистом листе А4, как в письменном, так и в печатном виде. Руководитель может добавлять в документ некоторые пункты, изменять его содержание.

      Приказ о назначении ответственного является обязательным для закрепления полномочий и обязанностей документом. Без него можно обойтись только в одном случае — при оформлении полной материальной ответственности, если она обозначена в трудовом договоре сотрудника.

      Приказы бывают нескольких видов:

      1. по основной (профильной) деятельности;
      2. по личному составу;
      3. по административно-хозяйственной деятельности.

      В зависимости от типа приказа изменяется и срок его хранения в архиве организации.

      Распоряжение о назначении ответственного лица относится к распоряжениям по основной профильной деятельности. Согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, такие документы хранятся в организации постоянно, или до минования надобности.

      Журнал регистрации

      Документы о назначении ответственного лица отражаются в книге учёта распоряжений по основной деятельности. В этом журнале указываются основные данные о принятом распоряжении:

    • номер документа;
    • дата регистрации;
    • полное наименование;
    • ответственное за исполнение акта лицо;
    • примечания.
    • Пример журнала регистрации приказов:

      Особенности документов

      После рассмотрения приказа о назначении ответственного в целом стоит перейти к особенностям отдельных его видов.

      По пожарной безопасности

      Руководитель любого предприятия отвечает за соблюдение пожарной безопасности лично, а также может назначить ответственное за эту сферу лицо.

      Ответственным в этой сфере может быть только компетентный сотрудник. Он должен пройти обучение пожарно-технического минимума в специальном образовательном учреждении. Обучение должно проходить в свободное от работы время.

      Как уже было сказано выше, на небольшом предприятии ответственным за соблюдение ПБ может быть сам руководитель. Это касается и ИП.

      На средних предприятиях полномочиями могут наделяться инженеры, сотрудники по охране труда и другие компетентные специалисты.

      Что касается крупных предприятий, на них часто функционируют целые отделы по пожарной безопасности, которые возглавляют начальники подразделений.

      Посмотрите видео о технике пожарной безопасности:

      По охране труда и технике безопасности

      Согласно статье 217 Трудового кодекса РФ, приказ о назначении ответственного по ТБ является обязательным документом для органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех типов. Он предполагает наличие отдельного уполномоченного сотрудника или целой структурной единицы.

      Они следят за соблюдением другими членами фирмы техники безопасности, за соответствием условий труда необходимым требованиям и т. д.

      Уполномоченный в этой сфере должен пройти обучение в лицензированном образовательном учреждении. По окончании курса он сдаёт экзамен, по результатам которого получает удостоверение. Без документа о прохождении обучения по ТБ сотрудник быть ответственным в этой сфере не может.

      Ответственность за склад относится к материальной. Она может обозначаться как в приказе, так и в трудовом договоре. Перед составлением документа и наделением сотрудника полномочиями проводится инвентаризация склада и подсчёт имущества.

      Она проводится регулярно и после составления приказа. При обнаружении недостачи сотрудник несёт полную или ограниченную материальную ответственность.

      В зависимости от того, кто был назначен уполномоченным — сотрудник или группа сотрудников, материальная ответственность бывает индивидуальной или коллективной. Это также отражается в приказе или трудовом договоре.

      Содержание

      Несмотря на отсутствие утверждённой формы документа, есть несколько обязательных пунктов, которые должны быть отражены в нём. Согласно Федеральному закону от 6.12.2011 № 402, в содержание приказа входят:

    • полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления или юридического лица;
    • краткие сведения о юридическом лице;
    • юридический адрес;
    • номер документа и дата его составления;
    • сведения об уполномоченном по назначению ответственных лиц: руководителе предприятия, начальнике подразделения и т. д.;
    • суть документа;
    • ссылка на нормативно-правовые акты, на основании которых составлен документ;
    • подпись руководителя предприятия;
    • подписи ответственных сотрудников.
    • к содержанию ↑

      Образцы приказов

      Для грамотного составления документа можно воспользоваться образцами приказов о назначении ответственных.

      По пожарной безопасности:

      По технике безопасности:

      За склад:

      Итак, приказы о назначении ответственных лиц помогут грамотно распределить обязанности среди сотрудников и сделать работу предприятия более эффективной. Некоторые из распоряжений являются обязательными, к примеру, по пожарной безопасности, остальные же определяются сферой деятельности фирмы.

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


      Это быстро и бесплатно !