Содержание:

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соот­ветствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны распола­гаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными эле­ментами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основно­го текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное на­звание организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или те­леграммы, которые послужили поводом для переписки, и мно­гое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продоль­ным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам техничес­кой эстетики, положительно влияет на восприятие его содержа­ния. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фикси­ровать верхнюю часть любого объекта, при оформлении доку­ментов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицирован­ной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифи­цированных систем документации, состоят из трех основных ча­стей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распоряди­тельных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 — 2003.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформле­ния, что позволяет:

— организовать централизованное изготовление бланков для пи­сем;

— уменьшить стоимость машинописных работ;

— сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

— облегчить визуальный поиск необходимой информации;

— расширить возможности применения вычислительной и орга­низационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования фор­муляров и бланков всех видов управленческой документации. Пло­щадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каж­дого реквизита, соответствует оптимальному объему этого рек­визита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 — 2003 документы могут содержать до 30 рек­визитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) эмблема или товарный знак организации;

наименование организации (полное или сокращенное);

справочные данные об организации;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента (при письмах-ответах);

заголовок к тексту;

фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество эк­земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Док­ладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-иссле­довательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произ­вольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образу­ются тремя способами:

— по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

— по начальным слогам слов, входящих в наименования, напри­мер Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

— смешанным способом, когда сложносокращенные наименова­ния образуются частично из начальных букв, частично из усе­ченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пи­шутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведе­ний о почтовом и телеграфном адресах организации должны со­ответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные дан­ные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и ис­пользуется при ссылке на письмо. Даты в письме должны офор­мляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в од­ной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозна­чаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ста­вятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного под­разделения, индекс по номенклатуре дел классификатора кор­респондентов, исполнителей, а последней частью будет поряд­ковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего докумен­та включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы уч­реждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», упот­реблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следу­ющим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наиме­нование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется пись­мо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, ко­торое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма дол­жностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наи­менование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

экономики и управления

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляе­мых в правительственные организации и постоянным коррес­пондентам, — в этих случаях целесообразно применять конвер­ты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указы­вается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес орга­низации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получа­теля. Например:

630102, г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применя­ется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматри­вается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «гос­подину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затро­нутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Со­держание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пи­шется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля ли­ста. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание доку­мента. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточ­но прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, бег­лый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необхо­димости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне умест­но, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

г. Новосибирска Г. В. Сидорову

по делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печат­ным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму при­ложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сра­зу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются на­звания прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указы­вается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголо­вок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева подтекстом письма сра­зу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. По­скольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, назва­ние учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо под­твердить действительность первой подписи, а также в особо от­ветственных документах, например в письмах по финансово-кре­дитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреж­дениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (стар­шего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, дол­жны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно ука­зывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (на­пример, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наиме­нованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостове­рения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридичес­кой силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фа­милию исполнителя и номер его служебного телефона и поме­щается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Наименование организации Адресат

подразделения (при необходимости)

на №_______ от_____

Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)

Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона

Инициалы машинистки и количество экземпляров

Как писать послание: правило написания письма на английском языке

Одной из основных задач на уроках английского языка является формирование и развитие навыков письменной речи. Возникает актуальный вопрос, как писать письмо на английском языке?

Учащиеся должны уметь раскрывать любую речевую ситуацию в соответствии с темой образовательной программы. Правила написания письма на английском языке помогут выпускникам школ, которые планируют хорошо сдать экзамены и продолжить обучение в вузе. Интересно также знать, сколько слов в письме должно быть, с чего оно обычно начинается и чем завершается..

Когда выпускнику необходимо сдать ЕГЭ по английскому языку, то в одном из заданий его просят оформить формальное или неформальное письмо, используя 100 -140 слов. Когда приступаем к выполнению подобного задания, необходимо помнить, что структура письма должна включать введение, основную часть и заключительную, как в сочинении. Если необходимо написать другу или родственникам, то в этом случае обращаем внимание на особенности написания неформального письма на английском языке (the informal letter). В нём используются сокращения, а также клише, относящиеся к разговорному стилю.

Дружеское послание

Одним из важнейших способов общения между людьми является переписка. Неформальное письмо на английском языке пишут люди давно знакомые друг с другом или желающие познакомиться с кем-то. В нем они обмениваются новостями из своей жизни, советуются, обсуждают личные вопросы, шутят, используют сленг. Рассмотрим схему письма другу, родственникам, людям, которых хорошо знаем:

  • В обращении используем фразу ”Dear…”, подставляя имя.
  • На следующем этапе приветствуем “Hi! How are you?” и благодарим за то, что получили сообщение “Thanks for your letter”.
  • Начало раскрытия темы – “I’d like to tell you about ….”
  • Раскрытие темы может состоять из нескольких абзацев. Для выражения своей точки зрения можно использовать следующие фразы “In my opinion …” или “To my mind…”, а также “As for me…”.
  • В заключении прощаемся “Well, that’s all for now”, выражаем надежду на получение ответа, например, “Drop me a letter when you сan!” или “Take care, and keep in touch!” Чаще используют выражение “Write soon!”
  • Для подписи используем фразы “Yours,…” или “All the best”, “Best wishes” — пишем слева.
  • Полезные рекомендации

  • Не следует писать абзацы с помощью красной строки. Между абзацами пропускайте строчку.
  • После обращения не забываем ставить запятую. Следующее предложение пишем с заглавной буквы.
  • Когда пишете адрес, помните об определённой последовательности. Сначала указываем номер дома, а потом название улицы и город, а также страну. Дата записывается под вашим адресом.
  • Запоминайте фразы для написания сообщений, соответствующие определённому абзацу.
  • Старайтесь использовать короткие предложения.
  • Любое личное письмо может содержать клише разговорного стиля.
  • Данная схема подходит для написания неофициального письма в соответствии с любой выбранной темой. Например, когда вас просят написать другу о каникулах и своих впечатлениях, включайте в сообщение ранее рассмотренные устойчивые выражения.

    Пример письма другу

    18 Кing Street

    27th October, 2017

    Hi! How are you? Thanks for your letter. You asked about the weather in the letter. It’s cool today. It’s raining and I’m writing near the fireplace. I’m glad that Sue has already visited some museums in Berlin.

    I’d like to tell you about my last trip to Scotland. My relatives live in Edinburgh. Andrew and John were happy to see me last week. They are crazy about music.

    The guys like listening to Mozart and Bach. They cannot imagine their life without classical music. Oh, they can play the violin all day! How’s your cousin? Does he like modern or classical music?

    The guys took me to the Scottish festival last Tuesday. There were a lot of musicians and actors. Scottish people are famous for their music. Andrew didn’t like military bands. To my mind, they played unusual musical instruments called bagpipes very well. Then we had a wonderful picnic near the lake. John didn’t want to stay for a long time. He was sure the monster Nessie lived there. Monkey nuts! I didn’t want to leave because the landscape and mountains made a great impression on me!

    I hope that we’ll meet in two weeks. I have to go now. Mum’s birthday will be on Monday! I have to help Dad with shopping.

    Drop me a letter when you сan! Give my regards to your cousin!

    18 Кинг Стрит

    27-го октября 2017 года

    Дорогая Джейн,

    Привет! Как твои дела? Спасибо за твоё письмо. Ты спрашивала о погоде. Сегодня прохладно. Идёт дождь, и я пишу возле камина. Я рада, что Сью уже побывала в нескольких музеях Берлина.

    Я хотела бы рассказать тебе о своей последней поездке в Шотландию. Мои родственники живут в Эдинбурге. Эндрю и Джон были рады видеть меня на прошлой неделе. Они без ума от музыки. Ребята любят слушать Моцарта и Баха. Они не могут представить свою жизнь без классической музыки. О, Эндрю и Джон могут играть на скрипке весь день! Как дела у твоего двоюродного брата? Он любит современную или классическую музыку?

    В прошлый вторник ребята взяли меня с собой на шотландский фестиваль.

    Присутствовало много музыкантов и актёров. Шотландцы славятся своей музыкой. Эндрю не понравились военные музыкальные группы. На мой взгляд, они очень хорошо играли на необычных музыкальных инструментах, волынках. Потом мы организовали замечательный пикник возле озера. Джон

    не хотел оставаться там долго. Он был уверен в существовании монстра Несси там! Вздор! Я не хотела уезжать, потому что пейзаж и горы произвели на меня большое впечатление!

    Надеюсь, мы встретимся с тобою через две недели. Сейчас я должна уйти.

    День рождения мамы в понедельник! Я должна помочь папе с покупками.

    Напиши мне письмо, когда сможешь. Передавай привет двоюродному брату.

    В данном неформальном письме использовались:

  • сокращения: “I’d like” and “didn’t ”, “we’ll”, “I’m” and “it’s”;
  • слова, относящиеся к разговорному стилю: guys, Mum, to be crazy about, Dad, thanks;
  • повелительное наклонение: “Drop me a letter when you сan!” “Give my regards to your cousin!”
  • идиома: Monkey nuts! (Вздор!)
  • междометие: Oh!
  • Их использование характерно для написания любого неформального дружеского письма.

    Послание делового характера

    Теперь рассмотрим, как оформить письмо на английском в более строгом стиле. Если Вам необходимо написать деловое письмо на английском, учитывайте требования, предъявляемые к оформлению любого формального письма (the formal letter).

    Рассмотрим схему формального письма, предназначенного любому официальному лицу или людям, которых не знаем хорошо.

    1. В первой строке записываем обращение “Dear Mr (Mrs) …, указывая фамилию. Если не знаем фамилию, тогда обращаемся как “Dear Sir\Madam”.
    2. Выражение “I am writing to … about…” раскрывает причину написания письма на английском языке.
    3. Клише “I would also be grateful if you could…” помогает выразить просьбу в уважительной форме.
    4. Выражаем надежду на получения ответа официальной фразой “I look forward to hearing from you”.
    5. Подписываемся “Yours sincerely, … ” or “Yours faithfully,…”
      1. Когда указываем адрес получателя в левом углу, перед ним пишем сначала фамилию получателя. Затем указываем его должность и адрес компании.
      2. Главное правило – отсутствие сокращений, аббревиатур, фразовых глаголов, выражений разговорного стиля, идиом и междометий.
      3. Любое деловое письмо на английском включает официальное обращение и подпись, рассмотренные ранее.
      4. Официальному сообщению характерно использование согласованного наклонения в уважительной форме (If you could….).
      5. Не забываем о сложноподчинённых и сложносочинённых предложениях.
      6. Существуют разные виды деловых писем на английском языке. Во время их оформления помним о ранее перечисленных требований. Рассмотрим один из его вариантов.

        Образец делового письма-жалобы

        39 Oxford Street

        Director, Corporate Services

        Cambridge, Il 70870

        I am writing to complain about my trip and the service which I received in your hotel last week.

        Firstly, your advertisement states that accomodation is in a five-star hotel. The hotel where I stayed was clearly a three-star hotel. The best hotel has got a variety of facilities to the residents and guests. In your hotel there is not a swimming room, a jogging track, a bowling alley, a tennis court and a movie theаtre.

        Secondly, your advertisement also states that the hotel is within two kilometres of Westminster. In fact, it is four kilometres away.

        Moreover, I had been told that the meals would be included in my package. When I went down to have breakfast I was asked to pay for it. Besides that, your waiters were very impolite.

        I was not at all happy with my rest in the hotel. It was noisy at night. I could not sleep at all. The hotel is situated near the night club.

        According to the facts, I therefore request a refund for the cost of my hotel room and all the bills.

        I look forward to hearing from you.

        Yours faithfully,

        39 Оксфорд Стрит

        30 мая 2017 года

        Директор по корпоративным услугам

        Кембридж, Il 70870

        Уважаемый господин Блэк,

        Я пишу, чтобы пожаловаться по поводу своей поездки и обслуживания, которое я получил в Вашем отеле на прошлой неделе.

        Во-первых, Ваша реклама утверждает, что размещение комнаты находится в пятизвёздочном отеле. Гостиница, в которой я остановился, явно соответствовала трёхзвездочной. Лучшая гостиница предоставляет много возможностей для проживающих в нём и гостей. В Вашем отеле отсутствует плавательный бассейн, беговая дорожка, боулинг, теннисный корт и кинотеатр.

        Во-вторых, ваша реклама также гласит, что отель находится в двух километрах от Вестминстера. На самом деле, протяжённость – четыре километра.

        Кроме этого, мне сказали, что приём пищи будет включён в мой пакет. Когда я спустился позавтракать, меня попросили заплатить. К тому же, Ваши официанты были очень невежливы.

        Я совсем не доволен своим отдыхом в отеле. Ночью было шумно. Я не мог заснуть. Отель расположен рядом с ночным клубом.

        Учитывая все факты, я прошу Вас вернуть деньги за стоимость моего номера в отеле и все счета.

        Жду от Вас ответа.

        С уважением,

        В данном рассмотренном образце перечислялись факты с помощью фраз “Firstly,…Secondly,…Moreover,…Besides that…”, а также использовались сложноподчинённые предложения, придерживаясь официального стиля.

        Личное письмо на английском языке

        Основные правила написания письма

        Заключение

        При составлении письма помните o том, что при его оценивании учитывается не только раскрытие темы, но и соответствие структуре. Обращаем внимание на количество слов в сообщениях. Правила написания посланий на английском языке и рассмотренные клише помогут раскрыть любые темы. Желаем Вам творческих успехов!

        Золотые правила написания делового письма на английском

        Опубликовано: 01.08.2014 ⋅ Автор: Светлана Логинова

        Сколько писем в день приходит вам по электронной почте? Десять? Двадцать? Скорее всего, их даже больше, чем тридцать. Часть писем вы смело отправляете в спам, даже не открывая. Но есть письма, которые требуют серьезного и развернутого ответа. Все хорошо, если это деловые письма на русском языке. Но в нашей «большой деревне» (Global Village) все уже давно пользуются английским в бизнес-переписке (business correspondence). Когда дело касается английского языка, все привычно просят помощи в поиске образца делового письма на английском у могущественного Google. Не легче ли самому разобраться раз и навсегда с основными пунктами любого типа письма?

        Написать деловое письмо на английском будет просто, если вы усвоите несколько основных правил. Если вы работаете с деловой корреспонденцией и вам нужно знать, как написать деловое письмо на английском языке быстро и правильно, читайте нашу статью. Каким бы особенным не было ваше письмо, существует несколько «золотых» универсальных правил ведения бизнес-корреспонденции, которыми всегда нужно пользоваться. Каждое письмо проходит 3 этапа «созревания» прежде, чем превратиться в прекрасный плод ваших трудов. Назовем их “Before you write”, “While you write” и “Before you send”.

        Before you write. Перед написанием

        Вы сели за рабочий стол, перед вами открытый и, к сожалению, пустой документ Microsoft Word. С чего начать, как написать деловое письмо, да еще и на английском? Паническая мысль «я ничего не смогу» не дает сосредоточиться на главном. Главное же — ответить на три простых вопроса: кому пишу, зачем пишу, что уже известно адресату?

      7. Определитесь, кому вы пишете. Понимание вашего адресата поможет вам установить уровень формальности письма (официальное или неофициальное письмо). Если вы пишете вышестоящему руководству или клиентам, то, естественно, тон письма должен быть серьезным, а стиль письма — точным и лаконичным. Другое дело, если вы пишете коллегам, где можно позволить себе быть более свободным в высказываниях. Тем не менее, многие известные бизнес-деятели предостерегают от слишком фамильярного стиля переписки, все-таки вы общаетесь не с друзьями, нужно всегда быть вежливым и учтивым.
      8. Определитесь, зачем вы пишете. Запишите на бумаге главную мысль вашего сообщения перед тем, как начать писать письмо. Эта стратегия даст вам стимул к написанию и пищу для размышлений. Кроме того, поможет сосредоточиться и всегда оставаться в фокусе темы письма.
      9. Определитесь, что уже знает адресат. Самая большая ошибка всех, кто начинает писать письма — неверное предположение, что у адресата уже есть вся необходимая информация, чтобы верно понять ваше сообщение. Зачастую это не так, адресат не знаком со спецификой вашей работы и со спецификой вашего послания. Это может привести к неверным выводам. Ваше письмо обязательно должно включать дополнительную информацию (background information), которая нужна для понимания послания.
      10. When you write. Во время написания

        Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, заявление или отчет, любой тип письма должен иметь определенные характеристики. Следуйте трем простым правилам написания делового письма на английском языке:

        Be brief, clear and concise — будьте кратким, понятным и лаконичным. Используйте короткие предложения и фразы. Вы должны помнить, что среднестатистический человек читает более 20 тысяч слов в день. Облегчите этому человеку его работу, откажитесь от «словесной Ниагары», и он обязательно скажет вам спасибо. Другими словами, пользуйтесь простым английским (plain English).

      If there are any points on which you require further assistance or particular explanations, we will be glad to provide you with additional details as may be required by telephone. — Если есть какие-либо моменты, которые нуждаются в дальнейшей помощи или определенных разъяснениях, мы будем рады предоставить вам дополнительные детали, которые могут потребоваться, по телефону.

      If you have any questions, please give us a call. — Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, позвоните нам.

      Don’t be over-technical or use slang — не используйте технические термины, профессиональный жаргон или сленг по одной простой причине: ваш адресат может быть не знаком со специфической терминологией.

      I’m on a roll here. — У меня все классно здесь.

      The trip has been successful so far. — Поездка проходит успешно.

      Don’t overuse people’s first name — не злоупотребляйте именем адресата в письме. Обращение к человеку, которому вы пишете, должно стоять единожды в начале письма.

      Dear Simon, . so you see, Simon, . now you know, Simon, the story, . etc. — Дорогой Саймон, . так ты понимаешь, Саймон, . теперь ты знаешь, Саймон, историю . и т. д.

      Before you send. Перед отправкой

      Будьте внимательны: перед отправкой перечитайте письмо несколько раз. Всегда перечитывайте ваше деловое письмо перед отправкой. Чтение вслух — отличная тактика, которая поможет самостоятельно выявить сомнительные фразы и предложения. Некоторые читают не только вслух, но и задом наперед, начиная с последнего слова в предложении. Говорят, это убирает эффект «замыленного глаза», когда в тексте перестаешь видеть свои ошибки.

      Задайте себе вопрос: сможет ли человек с первого раза понять, что от него хотят и что ему сообщают? Если сможет, вы великолепно справились с заданием.

      Кроме того, мы советуем не полагаться целиком и полностью на программы по проверке правописания (spellcheck), потому что их надежность оставляет желать лучшего. Объемы, с которыми spellcheck programs могут справляться, поражают воображение, но прогресс еще не шагнул до той степени, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Здесь нужно полагаться только на себя или хорошего редактора, которому можно дать на вычитку очень важное письмо.

      И последнее табу — использование онлайн-переводчиков. Вы даже не представляете, какое количество неприличных казусов произошло по вине нерадивых «транслейтеров». Невольно возникает вопрос: это вина online-переводчика или человека, который решил пойти по легкому пути? Решать вам, но от перевода фразы «ж/д вокзал» как “j/d vokzal” никто не застрахован.

      Правила написания делового письма на английском языке совершенно простые, верно? Более того, они актуальные и легко применимые. Не бойтесь потратить много времени на написание вашего первого письма на английском. Этот документ станет образцом для ваших новых посланий, что существенно сократит время написания будущих бизнес-писем.

      Этикет делового письма

      Деловой этикет распространяется не только на поведение человека в обществе при личном общении людей друг с другом, но и устанавливает правила, которые необходимо соблюдать при письменном общении. Как правильно и в соответствии с требованиями вести деловую переписку, интересует всех, кто вовлечен в профессиональную деятельность или активно взаимодействует с различными инстанциями, решая свои вопросы, например, в качестве потребителя услуги.

      Преимущества деловой переписки над другими видами передачи информации

      Несмотря на то, что подготовка деловых писем требует времени для их написания, у этой формы передачи информации есть неоспоримые преимущества.

    6. С их помощью можно передавать важную официальную и конфиденциальную информацию, если она не может быть сообщена устно.
    7. Созданные сообщения могут долго сохраняться, к ним можно вернуться и повторно изучить содержание.
    8. Письмо может быть направлено одновременно нескольким адресатам с одинаковым текстом, что позволяет значительно сэкономить время на подготовку и рассылку писем по одной и той же теме.
    9. Виды деловой переписки

      Деловая переписка – вид деловой коммуникации, осуществляемой в письменной форме, для обмена информацией официально-делового характера.

      Само понятие официальности переписки означает наличие в ней служебной или иной деловой информации, которая по каким-либо причинам не может передаваться адресату устно или неофициально. Направляя официальное сообщение, его автор подчеркивает свое деловое отношение к теме. При этом он обязательно либо представляет организацию, указывая все соответствующие реквизиты, либо выступает от своего имени, подписываясь реальными фамилией, именем и отчеством, и предоставляя данные своего местонахождения или контакты для дальнейшего обмена информацией.

      Классификация деловой переписки

      Деловые сообщения можно классифицировать по разным основаниям.

      В зависимости от того, выходит ли письмо за пределы одной организации, выделяют два ее вида:

    10. Внешняя, направляемая стороннему адресату.
    11. Внутренняя, используемая в пределах одной организации.
    12. По цели делового сообщения, переписка подразделяется на следующие виды.

    13. Информационное письмо.
    14. Письмо-сообщение.
    15. Письмо-заявка.
    16. Письмо-запрос.
    17. Письмо-предложение.
    18. Письмо-приглашение.
    19. Рекламное письмо.
    20. Письмо-напоминание.
    21. Письмо-претензия.
    22. Гарантийное письмо.
    23. Рекомендательное письмо.
    24. Этикетные письма.
    25. По инициативности все деловые сообщения подразделяются на:

    26. Инициативные письма.
    27. Письма – ответы.
    28. И, наконец, по способу передачи информации:

    29. Печатные, бланковые письма, передаваемые курьерами или направляемые по почте или с использованием факсимильной связи.
    30. Электронные письма.
    31. Информационное письмо

      Основная цель этого сообщения – донести официальную информацию, например, о каком-либо изменении в деятельности организации, которая должна быть учтена получателем: смена места расположения, реквизитов, должностного лица, курирующего решение какого-либо вопроса. Письмо может разъяснять применение правил, требований законодательства, регламентов организации. Помимо собственно информационной части, к нему могут быть добавлены приложения с документами.

      Письмо-сообщение

      Содержание этого вида письма – любая информация, которая необходима адресату для того, чтобы выполнять какие-либо задачи или функции в рамках общего дела. Особенность направляемой информации в том, что она в одинаковой мере востребована и отправителем и получателем. Такое сообщение так же может быть отправлено в ответ на запрос партнера по деловой коммуникации. В отличие от информационного письма, оно всегда короче по своему объему.

      Письмо-заявка

      Вид деловой переписки, предполагающий отправку запроса на получение какой-либо услуги или информации, например, о возможности участвовать в деловом мероприятии: выставке, конференции, семинаре. Как правило, письмо инициирует выполнение получателем действий по предоставлению запрашиваемой информации, например: оформление заказа или официальной заявки, предоставление реквизитов для оформления счета на услуги.

      Письмо-запрос

      Сообщение, направляемое с целью получить дополнительную информацию или документацию с обязательным обоснованием необходимости в запрашиваемой информации.

      Предложение

      Вид письма, в котором адресату предлагается рассмотреть возможность сотрудничества, ознакомиться с услугой или товаром. Часто используемая форма для отправки коммерческого предложения. Оно может быть направлено инициативно или в форме ответа на письмо-запрос. Особенность таких сообщений в том, что они могут рассылаться сразу нескольким адресатам. Если письмо направляется потенциальному клиенту первый раз, то, как правило, содержит общую информацию о компании.

      Приглашение

      Это сообщение приглашает получателя на встречу или мероприятие. Особенность письма в том, что при его оформлении допускается использование менее официальных бланков с дополнительными элементами, украшающими сообщение. Также особенное внимание уделяется детализации адреса, даты, времени и маршрута до места проведения встречи.

      Письмо-напоминание

      Цель этого сообщения – напомнить об обязательствах, данных получателем в рамках решения какого-либо делового вопроса: погасить задолженность, предоставить отчет, назначить встречу.

      Претензия или рекламация

      Рекламации составляются в том случае, если одна из сторон, участвующих в коммуникации, либо не выполнила свои обязательства либо допустила ошибки при их выполнении. Отличительная особенность претензии – наличие подробного описания нарушенных условий, информации об оценке ущерба и требований его возмещения или исправления выявленного нарушения. Часто этот вид письма содержит приложения, например, фотографии испорченного товара, копии документов: договоров, актов приемки.

      Гарантийное

      Отправитель такого письма гарантирует выполнение условий, данных им при заключении контракта: обещание вернуть товар, доставить его вовремя, оплатить счет или выполнить работы в согласованные сроки. Гарантийное письмо может быть использовано в качестве ответа на рекламацию.

      Рекомендательное

      Особенная форма делового сообщения, в которой его автор дает рекомендацию третьему лицу или организации, предоставляя тем самым его характеристику. Рекомендательные письма особенно распространены при устройстве на работу или предоставлении рекомендации компании другим клиентам, содержащей описание качества оказываемых ею услуг и особенностей сотрудничества.

      Специфический вид деловых сообщений, направляемых при наступлении конкретных событий, имеющих значение для получателя. К этой категории писем относятся письма-поздравления с праздниками и значимыми событиями, благодарственные письма за выполнение работы или участие в проекте, письма-соболезнования. Каким бы ни был повод для написания сообщения, это всегда проявление внимания к получателю.

      Общий этикет делового письма

      Этикет делового письма определяет несколько основных требований к содержанию сообщений.

    32. Адресность.
    33. Четкая формулировка цели обращения, которая должна быть понятна с самого начала сообщения.
    34. Краткость и лаконичность. Письмо не должно быть пространным, иначе оно не будет прочитано до конца, либо изучено невнимательно, либо не прочитано совсем.
    35. Структурированность и логичность изложения информации. Не должно быть бессистемности, перескакивания с темы на тему, все части письма должны быть связаны друг с другом.
    36. Конкретность сообщаемой информации, благодаря которой получателю не нужно будет ничего додумывать и у него не должно появляться дополнительных вопросов, проясняющих написанный текст.
    37. Отдельные рекомендации речевого этикета имеют отношение к использованию официально-делового стиля переписки.

    38. Уважительное обращение к адресату.
    39. Официальность речи, не содержащая просторечий.
    40. Нейтральность и отсутствие эмоциональной окрашенности предоставляемой информации.
    41. Простой для восприятия текст, не содержащий терминов, непонятных получателю.
    42. Запрет на использование смайликов.
    43. Отсутствие ошибок и опечаток.
    44. Нюансы деловой переписки

      1. При подготовке деловых писем важно учитывать некоторые особенности письменных деловых коммуникаций.

      Правила деловой переписки допускают использование стандартных фраз.

      Например, можно приветствовать адресата следующим образом:

      • Здравствуйте, уважаемый Петр Семенович!
      • Добрый день, Елена Петровна!

      В заключении можно воспользоваться такими формулировками, как

    45. С уважением…
    46. С благодарностью…
    47. С пожеланиями успехов…
    48. При ответе на письмо, начать его можно так:

    49. В ответ на полученное сообщение…
    50. В соответствии с вашим запросом…
    51. Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей организации.
    52. 2. Не следует активно использовать выделение текста жирным шрифтом или подчеркиванием, для того, чтобы обратить на него особенное внимание, либо использовать этот прием дозированно.

      3. Смайлики не используются в письмах адресатам, с которыми не установились доверительные отношения, либо период знакомства непродолжителен. Они исключены в том случае, если письмо носит сугубо официальный характер.

      Структура делового письма

      Этика написания деловых писем предписывает использовать определенную структуру делового сообщения.

      К основным разделам письма относятся:

    53. Приветствие .
    54. Вступление с формулировкой цели обращения.
    55. Основная часть с информацией, которую необходимо донести до адресата.
    56. Заключительная часть с выводом или резюме по тексту письма и информацией о том, какой результат ожидает получить автор сообщения.
    57. Завершающая фраза и подпись.
    58. Правила оформления

      Официальная переписка должна быть оформлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к деловым письмам. Сегодня большая редкость — официальные сообщения, написанные от руки, в большинстве случаев они создаются при помощи компьютера.

      Письма должны печататься на официальном бланке организации, который на предприятиях существует в виде готового шаблона.

      В верхней части письма указывается информация об организации: название, почтовый адрес местонахождения, телефон, электронный адрес, реквизиты банковского счета, интернет-адрес сайта, логотип и, при наличии, слоган компании. Разместить эту информацию можно либо в левом углу бланка, либо продольно в самом верху листа.

      В левой части бланка до начала основного текста указывается регистрационный номер и дата регистрации сообщения, а справа — название организации и фамилия, инициалы и название должности лица, которому направляется сообщение.

      Пример углового размещения:

      Горизонтальное размещение может быть таким:

      После основной текстовой части вносится информация о приложениях к письму, если они есть. По окончанию всего текстового блока размещается подпись лица, от которого направляется информация.

      Если письмо составлено на нескольких листах, необходимо их пронумеровать.

      В итоге заполненный бланк может иметь следующий вид.

      Образцы деловых писем

      При подготовке деловых писем можно использовать готовые примеры для того, чтобы получить представление о том, как создаются разные виды сообщений, и минимизировать время на их подготовку.

      Готовые образцы позволяют получить информацию, как об оформлении, так и о формулировках, используемых при их написании.

      Образец гарантийного письма

      Ответ на сообщение

      По требованиям этикета на каждое полученное деловое письмо необходимо отвечать. Однако нужно учитывать не только требование предоставить ответ, но и необходимость получить его быстро. Поэтому важно правильно выбирать способ отправки сообщения. Если требуется опертивное получение ответной информации, то наилучшим вариантом будет отправка письма по электронной почте либо с использованием факсимильной связи.

      Стандартные сроки ответа на деловое письмо по правилам деловой переписки составляют от одного до трех дней. Если ответ не получен в этот временной промежуток, у отправителя может сложиться впечатление, что либо его сообщение не прочитано адресатом, либо он не готов к переписке. В случае задержки ответа, этикет допускает возможность сделать дополнительный звонок для того, чтобы убедиться в том, что письмо было доставлено.

      Деловая переписка внутри организации

      Внутренняя переписка в организации имеет свои особенности и зависит от требований к документообороту, установленному в компании.

      Часть предприятий ведет служебную внутреннюю переписку, регистрируя все письма в специальных журналах. В других организациях учитываются только внутренние приказы, а остальные сообщения направляются по электронной почте без регистрации.

      Относительно внутренней переписки сохраняются все правила, регулирующие обмен сообщениями с внешними адресатами.

      К особенностям внутренних коммуникаций относятся:

      • Менее жесткое исполнение правил в сообщениях.
      • Наличие особых форм писем, не применяющихся во внешних коммуникациях, например: электронные докладные или объяснительные записки.
      • E-mail переписка: на что обратить внимание

        В современной действительности большая часть деловых писем отправляется по электронной почте, в связи с чем в правилах делового этикета сформированы требования к ведению электронного делового общения.

      • Если сообщения направляются не с корпоративных серверов, нужно внимательно относиться к написанию адреса электронной почты. Название электронного ящика должно быть официальным, и все несерьезные варианты, например: «krasotka_mary», «supercar» и тому подобные, лучше не использовать.
      • Необходимо всегда заполнять поле с темой письма, формулируя ее максимально коротко и емко.
      • При написании ответа можно цитировать исходное сообщение, чтобы получатель мог просмотреть, на какие вопросы он хотел получить ответы. Данное правило нестрогое, применяется в зависимости от принятых стандартов деловой переписки на предприятии или сложившихся правил коммуникации с конкретным получателем.
      • Допустимо использование возможностей почтовых программ запрашивать сообщение о прочтении. Пользоваться этой опцией необходимо не всегда, особенно, если письмо составляется для обращения за пределы организации, поскольку получатель в этом случае обязан отправить такое уведомление, что может его раздражать. Лучше использовать формулировки в тексте сообщения с просьбой уведомить о получении письма: «Просим подтвердить получение».
      • Подпись в электронном письме имеет свои особенности. Она должна быть более развернута, чем при оформлении на бланке организации. В деловой переписке принято не только подписывать письмо, но и рядом с подписью указывать название организации, должность, контактный телефон и сайт организации. По сути, такой формат подписи заменяет шапку печатного бланка. Возможности почтовых программ позволяют создать шаблон подписи и использовать его с автоматической подстановкой в каждое отправляемое сообщение.
      • Приложения направляются вложениями в электронное сообщение, при этом в тексте можно перечислить названия вложенных файлов.
      • Знание правил делового общения и их применение в деловом письме позволяет создать отправителю репутацию делового человека и надежного партнера, внимательно относящегося к информации, направляемой своим адресатам.